Grossistverksamhet för inköpscentraler

Reglerna om inköpscentralers möjlighet att bedriva grossistverksamhet, och upphandlande organisationers möjlighet att nyttja denna tjänst, finns i reglerna som gäller för direktivstyrd upphandling. Det är de regler som gäller för upphandling över tröskelvärdena.

En traditionell grossistverksamhet innebär att en inköpscentral köper in ett stort antal varor. Dessa varor lagerhålls för att sedan säljas vidare till andra upphandlande myndigheter eller enheter (upphandlande organisationer).  

Reglerna om grossistverksamhet för inköpscentraler omfattar inte bara denna traditionella funktion utan även användning av så kallad vidarefakturering. Vidarefakturering innebär något förenklat att en inköpscentral inte behöver köpa in stora lager för att agera grossist. Det går även bra att inköpscentralen har ett ramavtal i botten. Då kan den avropa varor eller tjänster vid behov för att sedan sälja vidare till andra upphandlande organisationer. 

När en upphandlande organisation köper en vara eller tjänst från en inköpscentral är detta köp undantaget från upphandlingslagstiftningen. Den upphandlande organisationen har uppfyllt sina skyldigheter enligt LOU eller LUF vid köpet eftersom inköpscentralen i sin tur har upphandlat varorna eller tjänsterna enligt LOU eller LUF.  

Det är alltså inköpscentralen som ensam ansvarar för att bestämmelserna i upphandlingslagstiftningen följs när den säljer varor och tjänster till andra upphandlande organisationer. Eftersom inköpscentralen agerar som säljare får den även ta på sig det civilrättsliga ansvaret för till exempel leverans och garantiåtaganden gentemot den upphandlande organisationen. 

En nackdel med grossistverksamhet är den ekonomiska risk som en inköpscentral kan komma att ta genom att upphandla varor eller tjänster för vidareförsäljning. Denna risk kan till viss del begränsas om inköpscentralen har ett ramavtal i botten som den avropar ifrån. Då behöver inköpscentralen inte bygga upp stora lager utan kan i stället avropa från ramavtalet när upphandlande organisationer vill köpa varor eller tjänster från inköpscentralen.  

En nackdel med ett sådant upplägg är att det kan vara svårare för inköpscentralen att få lika bra villkor om volymen inte blir tillräckligt stor eller säker. Om inköpscentralen ger leverantören en volymgaranti för avrop innebär även detta en ekonomisk risk för inköpscentralen. En volymgaranti har i detta avseende stora likheter med att bygga upp ett lager. 

Den tydligaste fördelen med grossistverksamhet är att förutsättningarna för att få lägre priser ökar eftersom en inköpscentral köper in stora volymer av varor eller tjänster. Grossistverksamhet kan också leda till minskade administrativa kostnader och transaktionskostnader för de upphandlande organisationer som köper varor eller tjänster från en inköpscentral. 

Grossistverksamhet lämpar sig troligen bäst för inköp av stora volymer av standardiserade varor (och möjligtvis tjänster). Varor och tjänster som är av strategisk betydelse för offentlig sektor, och som är svåra att få tag på, kan också lämpa sig för grossistverksamhet. I dessa fall kan inköpssamverkan i kombination med grossistverksamhet öka förutsättningarna för de samverkande parterna att få tillgång till de efterfrågade varorna eller tjänsterna eftersom det kan leda till ökade möjligheter att ge potentiella anbudsgivare bättre villkor. 

På det icke-direktivstyrda området saknas det uttryckliga regler om inköpscentralers möjlighet att bedriva grossistverksamhet och upphandlande organisationers möjlighet att nyttja denna tjänst. Med det icke-direktivstyrda området avses upphandling under tröskelvärdena samt upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster.

Den svenska lagstiftaren har uttryckt att det som huvudregel ska finnas samma utrymme för upphandlande organisationer vid icke-direktivstyrd upphandling som finns på det direktivstyrda området, även om uttrycklig reglering saknas. Detta ska enligt lagstiftaren även gälla för inköpscentralers möjlighet att bedriva grossistverksamhet och upphandlande organisationers möjlighet att nyttja denna tjänst vid icke-direktivstyrd upphandling.

Du kan läsa mer om grossistverksamhet i rapporten Offentlig avtalssamverkan – om så kallade Hamburgsamarbeten och inköpscentralers möjlighet att bedriva grossistverksamhet