Upphandling i akuta situationer
Upphandlingslagstiftningen är anpassad för akuta situationer, exempelvis omfattande ökningar av antalet asylsökande eller pandemier. Här redogör vi för vad som är viktigt att tänka på vid upphandling i händelse av akuta situationer eller kris.
Innehåll på denna sida
Övriga sidor i vårt stöd om akuta situationer
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).
Vägledning för akuta situationer
Ibland ställs upphandlande myndigheter inför en akut situation som till exempel kan innebära att upphandlingar och inköp behöver göras väldigt snabbt. För att stötta upphandlande myndigheter beskriver vi hur upphandlingslagstiftningen kan tillämpa i akuta situationer.
Här får du vägledning om:
- vilka upphandlingsaspekter som kan aktualiseras när upphandlande myndigheter behöver tillgodose behov som uppkommit med anledning av en akut situation
- vilka upphandlingsförfaranden som är möjliga att använda
- anbudens giltighetstid och avtalsvillkor.
I akuta situationer bör upphandlande myndigheter i så hög utsträckning som möjligt använda befintliga avtal för att tillgodose de behov som uppstått. Det kan handla om att ni gör avrop eller förnyad konkurrensutsättning från befintliga ramavtal eller att ni genomför tillåtna ändringar i befintliga kontrakt eller ramavtal.
Om en upphandlande myndighet vidtar åtgärder för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal, är huvudregeln att anskaffningen omfattas av upphandlingslagstiftningen. Det finns dock flera olika undantag från lagens tillämpningsområde då upphandlande myndigheter inte är skyldiga att genomföra en upphandling
Några exempel på dessa undantag är:
- intern upphandling (ibland kallat Teckalundantaget)
- upphandling mellan upphandlande myndigheter (ibland kallat Hamburgundantaget)
- förvärv av fastighet med mera (ibland kallat hyresundantaget)
- undantag för vissa finansiella tjänster
- undantag för vissa juridiska tjänster
Det finns generellt stöd om undantag från upphandlingsreglerna på vår webbplats: Avtal som är undantagna från reglerna
De annonserade upphandlingsförfarandena (till exempel öppet och selektivt förfarande) går sällan att tillämpa i akuta situationer. Detta eftersom tidsfristerna för annonsering kräver längre framförhållning än det oftast finns tid för.
Om det inte finns tid för ett vanligt annonserat förfarande kan det exempelvis vara möjligt att
- göra ett påskyndat förfarande och därmed korta ner annonseringstiden
- använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering eller direktupphandling, som båda är undantagna från annonseringsskyldigheten.
Genomföra en ny upphandling, inklusive direktupphandling, i akuta situationer
I akuta situationer bör den upphandlande myndigheten inte tillämpa längre giltighetstid för anbuden än vad som är nödvändigt. Hur lång tid som är nödvändig behöver bedömas inför varje enskild upphandling. Om upphandlingen överprövas kan det finnas möjlighet att förlänga anbudstiden.
Vid akuta situationer kan det vara praktiskt att använda så kallade särskilda kontraktsvillkor för att effektivisera genomförandet av upphandlingen. Då behöver en del av kraven inte vara uppfyllda vid anbudsinlämningen. Om förhandlat förfarande utan föregående annonsering eller direktupphandling används, med hänvisning till synnerlig brådska, ska avtalstiden begränsas till en viss tidpunkt då en annan mer långsiktig lösning förväntas kunna upphandlas.
En upphandling kan bli överprövad, även när situationen är akut. När ett avtal ingåtts kan en domstol inte längre pröva om upphandlingen gått rätt till, men avtalet kan ogiltigförklaras.
Ett avtal som förklarats ogiltigt kan få bestå om det finns tvingande skäl av allmänintresse. I sådana fall ska den upphandlande myndigheten betala upphandlingsskadeavgift.
På vår webbplats finns generellt stöd om överprövningar:
Checklista: Bedöm hur det akuta behovet kan tillgodoses
Här beskriver vi vilka frågeställningar som en upphandlande myndighet ska beakta för att komma fram till hur det nya, akuta behovet kan tillgodoses.
1. Omfattas behovet av upphandlingsplikt?
Vissa typer av avtal, exempelvis avtal avseende hyra av fastighet, omfattas inte av upphandlingsplikt enligt upphandlingslagarna.
2. Finns det ett befintligt avtal som täcker behovet?
Finns det ett befintligt ramavtal eller kontrakt som kan användas, antingen direkt eller genom att en ändring av ramavtalet eller kontraktet görs?
3. Ska direktivstyrda eller nationella regler för upphandling tillämpas?
Om det inte finns ett befintligt avtal som kan användas behöver en ny upphandling genomföras. Undersök om upphandlingen ska genomföras enligt de direktivstyrda eller nationella reglerna.
4. Är kontraktets värde i nivå med eller under direktupphandlingsgränsen?
Om kontraktets värde understiger direktupphandlingsgränsen kan direktupphandling tillämpas utan vidare motivering med hänvisning till lågt värde.
5. Kan tidsfristerna i vanliga annonserade förfaranden upprätthållas?
Om det inte är möjligt att genomföra ett vanligt annonserat förfarande och upphandlingen omfattas av de direktivstyrda reglerna ska möjligheten att genomföra ett påskyndat förfarande undersökas.
6. Direktupphandling på grund av synnerlig brådska
Följande omständigheter utgör grund för att genomföra en direktupphandling eller förhandlat förfarande på grund av synnerlig brådska:
- det akuta behovet har inte kunnat förutses
- tidsfristerna för annonserat påskyndat förfarande bedöms inte kunna hållas
- den synnerliga brådskan beror inte på den upphandlande myndigheten
- det bedöms vara absolut nödvändigt att behovet tillgodoses omgående.
Relaterade länkar
- 3 kap. 11–16 §§ lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – undantaget för interna kontrakt (Teckalundantaget)
- 3 kap. 17–18 §§ LOU – undantaget för upphandling mellan upphandlande myndigheter
- 3 kap. 19 § LOU – hyresundantaget
- 3 kap 24 § LOU – undantag för vissa finansiella tjänster
- 3 kap. 22–23 §§ LOU – undantaget för vissa juridiska tjänster
- 11 kap. 12 § LOU – påskyndat förfarande
- 6 kap. 15 § LOU – förhandlat förfarande utan föregående annonsering på grund av synnerlig brådska
- 19 a kap. 5 § LOU – direktupphandling på grund av synnerlig brådska
Relaterat innehåll
Sanktionerna och offentlig upphandling
EU har antagit flera paket med sanktioner som svar på Rysslands krig mot Ukraina. Här beskriver vi hur sanktionerna bör tillämpas och hanteras i offentliga upphandlingar i Sverige.
Upphandla till samhällsviktig verksamhet
För att kunna upprätthålla samhällets funktionalitet oavsett störning är vissa verksamheter viktigare än andra – de är samhällsviktiga. Vad behöver ni tänka på vid dessa upphandlingar?