Anbudens giltighetstid vid akuta situationer

Tänk på att inte tillämpa en längre giltighetstid för anbuden än vad som är nödvändigt. I vissa situationer kan de akuta behoven som uppstår vara landsomfattande och flera upphandlande myndigheter kan vara i behov av samma varor och tjänster. Inför varje enskild upphandling behöver upphandlande myndigheter därför överväga på vilket sätt anbudens giltighetstid påverkar leverantörernas möjlighet att delta i andra upphandlingar av motsvarande varor eller tjänster. Om efterfrågan är stor på leverantörens varor eller tjänster, kan det även finnas en risk att en alltför lång giltighetstid inverkar negativt på leverantörens intresse av att lämna anbud i upphandlingen.

Giltighetstiden behöver sträcka sig över den period som den upphandlande myndigheten bedömer att den behöver för att hinna genomföra prövning och utvärdering av anbuden. Giltighetstiden behöver dessutom sträcka sig över perioden för avtalsspärr om avtalsspärr tillämpas. I sedvanliga annonserade förfaranden bör upphandlande myndigheter även ta höjd för eventuella överprövningar i en instans, i kravet på anbudens giltighetstid.

Upphandlingsmyndigheten rekommenderar att upphandlande myndigheter, i brådskande situationer, väger nyttan av en lång giltighetstid i förhållande till möjligheten för leverantörer att delta i andra upphandlande myndigheters upphandlingar av motsvarande varor eller tjänster med det i anbudet erbjudna utbudet.

Om den upphandlande myndigheten har valt att använda ett undantagsförfarande på grund av synnerlig brådska, ska upphandlingen omfatta det omedelbara behovet. Den upphandlande myndigheten ska då påbörja ett annonserat förfarande parallellt med undantagsförfarandet, om myndigheten förväntar sig att behovet kommer bestå under längre tid. 

Om upphandlingen enligt undantagsförfarandet försenas så att avtal inte kan tecknas förrän långt efter att anbudstiden har löpt ut, kan det vara så att behovet kan täckas med den upphandling som genomförts enligt det annonserade förfarandet. Av den anledningen bör det ofta inte vara nödvändigt med långa giltighetstider för anbuden i ett förfarande utan annonsering.

Det finns möjlighet att förlänga anbudens giltighetstid om behov uppstår, exempelvis vid en överprövning. Frågan om anbudstidens giltighet kan förlängas eller inte, är i första hand en fråga mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna. De grundläggande upphandlingsprinciperna måste dock alltid iakttas. 

Av likabehandlingsprincipen följer att samtliga anbudsgivare ska tillfrågas, även de vars anbud blivit förkastade. Efter den tidpunkt då tilldelningsbeslut har meddelats finns det dock inte något krav på att samtliga anbudsgivare ska ha accepterat en förlängning för att det ska vara möjligt för den upphandlande myndigheten att slutföra upphandlingen.

I en upphandling där kontraktsskrivningen försenas, finns således en möjlighet för den upphandlande myndigheten att tillfråga anbudsgivarna om de är villiga att gå med på en förlängning av anbudens giltighetstid. Då har enskilda leverantörer möjlighet att ta ställning till om de vill kvarstå med sitt anbud i den aktuella upphandlingen, eller om de hellre avstår och använder sig av det utbud de har att erbjuda i en eventuell annan upphandling. Om situationen är akut, kan förutsättningarna förändras snabbt även för leverantörerna och situationen vara annorlunda än vad den var vid anbudsgivning.

Frågeportalen: Vad innebär ett anbuds giltighetstid och kan tiden förlängas?