En enklare analys av kostnader

Syftet med den enklare inköpsanalysen är att:

• få kunskap om den totala inköpsvolymen samt vilka leverantörer som organisationen köper mest ifrån 
• få kunskap om vilka leverantörer som fakturerar mindre summor och därmed kräver höga omkostnader. 

Med ovanstående nyckeltal kan man se om inköpsprocesserna behöver effektiviseras. Om man exempelvis har för många leverantörer som administreras i leverantörsreskontran för låga inköpsbelopp innebär detta ofta stora omkostnader. Nyckeltalen visar ofta på behovet att konsolidera inköpen och tydliggöra inköpsprocesserna. 

Den enklare analysen kan också användas för att belysa behovet av spendanalys och kategorisering samt för att följa upp om inköpen genomförs regelmässigt: det vill säga att det finns avtal för köp som överstiger direktupphandlingsgränsen, samt att interna riktlinjer följs.

Analysen görs utan att kategorisera kostnaderna. I stället arbetar man med att samla in och tvätta data (beskrivs i steg 1: Fastställa förutsättningar och steg 2: Insamling av data i instruktionerna för spendanalys) för att sedan summera dem. Detta innebär att man får svar på vissa intressanta frågor utan det tidskrävande arbete som kategoriseringen av kostnaderna innebär.

Nedanstående resultat (se figur nedan) är närmast en regel när man först genomför en enklare analys, och målet är att kapa den kostsamma ”svansen”. Att man ”kapar svansen”, som det uttrycks, innebär att man konsoliderar och styr inköpen för de mindre beloppen till upphandlade eller utvalda leverantörer.

Genom att samtidigt övergripande titta på vilka de stora beställarna är vet man också vilka i organisationen man bör rikta sig till, när man vidtar åtgärder som exempelvis informationsinsatser för att styra inköpen. De stora beställarna identifieras genom att undersöka hur den totala inköpsvolymen fördelar sig över kostnadsställen eller organisationsenheter. 

En inköpsorganisation har i regel alltså för stort antal leverantörer i förhållande till sitt behov. Vanligtvis har inköpsorganisationer ett inköpsmönster enligt Paretos princip om ett 80/20 förhållande. Det innebär att bara 20 procent av leverantörerna står för hela 80 procent av kostnaderna. Detta blir mycket kostsamt, då varje leverantör medför en administrativ kostnad för den upphandlande myndigheten i form av exempelvis hantering av leverantörsreskontra och fakturor. I en enklare inköpsanalys klassificeras leverantörerna eller produkterna i tre klasser, A, B eller C. 

• A-leverantörer fakturerar högt volymvärde och står tillsammans för 80 procent av den totala inköpsvolymen
• B-leverantörer är en mellanklass och står tillsammans för 15 procent av den totala inköpsvolymen 
• C-leverantörer fakturerar lågt volymvärde och står tillsammans för 5 procent av den totala inköpsvolymen. 

Fördelningen mellan A, B och C kan också göras med användning av procentsatserna 70/20/10 eller 60/30/10. Denna leverantörsklassificering genomförs också ofta i den sedvanliga spendanalysen för att undersöka behovet av att konsolidera inköpen. 

Genom att klassificera leverantörerna kan man vidta olika strategier för att effektivisera inköpen. Olika leverantörsklasser kräver olika styrning och strategier. Nedan följer exempel på hur de olika leverantörsklasserna kan hanteras.

• A-leverantörer. Se till att avtal finns, arbeta med avtalsuppföljning och arbeta nära leverantören under avtalstiden. Säkerställ också leveransprecision, effektiva beställningsrutiner, bra avtalsvillkor och priser och arbeta för att kommunicera befintliga avtal till beställarna. 
• B-leverantörer. Dessa kräver i regel inte lika stora och regelbundna insatser som A. Arbeta enligt ovan och avgör vilka leverantörer som är viktiga för organisationen och vilka som bör sorteras bort.
• C-leverantörer. Minska antalet sådana leverantörer. Dessa svarar för endast en liten del av inköpsvolymen men drar höga administrativa kostnader. Köpen hos dessa leverantörer bör därför styras till A- eller B-leverantörerna. Analysen tar dock inte hänsyn till om produkterna är verksamhetskritiska, samhällskritiska eller om det finns andra skäl att teckna flera avtal. En del C-leverantörer eller deras produkter kan vara verksamhetskritiska, trots att de har en låg inköpsvolym. Det kan vara driften av ett IT-system som genererar låga kostnader men som organisationen inte kan vara utan. 

• Analysera inköpen med spendanalys
• Hur gör du en spendanalys?