Ansvarsfördelning i inköpsprocessen
Många offentliga organisationer har verksamheter som är komplexa. För att göra träffsäkra inköp är det därför viktigt att organisera inköpsverksamheten ändamålsenligt. Genom att klargöra roller och metoder som organisationen accepterar kan inköpsprocessen underlättas och problem och svårigheter undvikas. Ett tydligt ansvar minskar risken för förväxling och osäkerhet inom verksamheten, ledningen och inköpsavdelningen.
Innehåll på denna sida
För att organisera offentliga inköp på ett ändamålsenligt sätt måste det vara tydligt vilken del av organisationen som har vilken roll och befogenhet i inköpsprocessen. Detta gäller både på strategisk, taktisk och operativ nivå.
Inköpsfunktionen är viktig och såväl stödjande som ledande. Den hjälper till att göra inköp som möter verksamhetens behov. Det är viktigt att veta när inköpsfunktionen stödjer verksamheten och när den har en mer ledande roll. Reglerna för dessa roller bör vara tydliga i organisationen och besluten ska kommuniceras.
Inköpsprocessen består av tre delprocesser
Att göra inköp i en organisation handlar om tre delprocesser (zoner): förbereda, genomföra och realisera. Varje organisation bestämmer hur den vill arbeta i de olika zonerna baserat på sina behov.
Synen på inköp är ofta att det är synonymt med den regelstyrda delen av en upphandling (zon 2). Men en välfungerande inköpsprocess omhändertar också insatserna för att förbereda samt realisera inköp (zon 1 och 3).
Upphandlingar har olika komplexitet. Därför behövs olika mycket involvering och ansvar från både inköpsfunktionen och verksamheten. Ju mer komplext ett behov är, desto mer krävs verksamhetens involvering.
Utgångspunkter för ansvarsfördelning i inköpsprocessen
Även för enkla inköp behövs en person i verksamheten som ansvarar för behoven. Verksamheten och inköpsfunktionen delar ansvaret för inköpen, och de som behöver inköpen måste vara delaktiga i processen. Hur detta görs varierar beroende på organisation.
Det är också viktigt att veta vem som är ansvarig för olika delar beroende på hur komplicerat inköpet är.
Beställare och fördelning av huvudansvar
För ändamålsenlig ansvarsfördelning i inköpsprocessen behöver det alltid finnas en beställare för inköpet i verksamheten.
Vi rekommenderar att en person i verksamheten alltid ansvarar för inköpet. Denna person bör vara delaktig i alla zoner. Inköpsfunktionen bör vara ett stöd genom hela processen och bidra med projektledarroll genom hela processen. Ansvarig inköpare bör också ansvara för statistik och upphandlingskompetens.
Zon 1 – förbered upphandlingen
I zon 1 behöver inköpsfunktionen stödja verksamheten med att förbereda inköpet. Det måste få ta tid och resurser i anspråk för att syftet med inköpet ska nås och på bästa sätt bidra till verksamhetsutveckling.
Förberedelsefasen är uppdelad i tre steg: planera, kartlägga och analysera.
Aktiviteter i förberedelsefasen är
- in- och omvärldsanalys
- behovsanalys
- marknadsdialog och marknadsanalys
- prioriteringar
- riskanalyser
- hantering av målavvägningar.
Även värdefulla erfarenheter och lärdomar från tidigare upphandlingar och befintliga avtal på området behöver tas med i arbetet.
Stöd i att förbereda inköp och samarbete mellan nyckelfunktioner
För ändamålsenlig organisering av inköpsprocessen behöver inköpsfunktionen stödja i att förbereda inköp. Det kan handla om att stödja i aktiviteter som in- och omvärldsanalys, behovsanalys, marknadsdialog, marknadsanalys, prioriteringar, riskanalyser och hantering av målkonflikter. Även erfarenheter och lärdomar från tidigare upphandlingar och befintligt avtal på området behöver tas med i arbetet.
Detta måste få ta tid och resurser i anspråk, för att kunna uppnå syftet med inköpet/upphandlingen och därmed på bästa sätt kunna bidra till verksamhetsutveckling.
De nyckelfunktioner och kompetenser som identifierats i upphandlingsplaneringen behöver arbeta tillsammans. Det är nödvändigt för att omsätta styrningen till krav i enskilda upphandlingar som i sin tur bidrar till att nå organisationens mål.
De nyckelfunktioner som identifierats i upphandlingsplaneringen behöver arbeta tillsammans för att förbereda inköpen. Det kan röra sig om inköpare, verksamhetsföreträdare, hållbarhetsspecialister och beställare. I arbetet med att förbereda upphandlingen omsätts styrning till krav för enskilda upphandlingar som i sin tur bidrar till att nå organisationens mål.
Arbetet med att förbereda ett inköp måste prioriteras och få ett stort tidsmässigt utrymme, och inköpsfunktionen behöver vara med hela vägen som ett stöd. Det betyder att inköpsfunktionen på ett eller annat sätt håller ihop förberedelsefasen.
Mycket förberedelsearbete görs av verksamheten. Men om verksamheten börjar förbereda utanför inköpsprocessens ramar kan förberedelsefasen bli ineffektiv. Inköpsfunktionen behöver därför vara delaktig redan från början.
Zon 2 – genomför upphandlingen
I zon 2 leder inköpsfunktionen själva upphandlingen. Det är den minst omfattande delen av inköpsprocessen och avslutas när parterna träffat ett avtal.
Ledning av arbetet och mandat
För ändamålsenlig organisering i inköpsprocessen behöver inköpsfunktionen leda själva upphandlingen. Inköpsfunktionen behöver ha ett tydligt mandat som framgår av delegationsordningen och se till att reglerna efterlevs i den formella upphandlingen. Det är mandatet som är det viktiga, inte den organisatoriska placeringen. Om regelefterlevnaden brister behöver det finnas ett tydligt sätt att återrapportera detta.
I zon 2 behöver inköpsfunktionen ha en ledande roll med ett större mandat jämfört med i de andra zonerna. Den behöver ha ett starkt mandat att säkerställa att regler efterlevs i den formella delen av upphandlingen, men även interna regler såsom att riktlinjer och rutiner följs. Mandatet behöver vara tydligt i delegationsordningen.
Zon 3 – realisera och skapa värde utifrån upphandlingen
I zon 3 behöver inköpsfunktionen stödja i förverkligandet av inköpet.
Realiseringsfasen är indelad i två steg – implementera och förvalta. Implementera handlar om att få nya avtal att fungera i organisationen genom att rätt funktioner känner till nya avtal och nya rutiner. Det handlar också om att anpassa e-handelslösningar. Förvalta innebär både avtalsuppföljning och affärsutveckling.
Stöd i realiseringen av inköpet
För ändamålsenlig organisering i inköpsprocessen behöver inköpsfunktionen ge stöd i realiseringen av inköpet. Realiseringsfasen är uppdelad i stegen implementera och förvalta:
- Implementera handlar om att få nya avtal att fungera i organisationen genom kännedom om nya avtal, nya rutiner och att anpassa e-handelslösningar
- I steget förvalta ingår avtalsuppföljning och affärsutveckling
Avtalsuppföljning innebär en uppföljning av att leverantören levererar det som har avtalats under hela avtalsperioden. Det gäller att kraven på pris, kvalitet, leverans och resultat i upphandlingsdokumenten uppfylls. Verksamheten ansvarar för avtalsuppföljningen.
Affärsutveckling innebär att hålla en regelbunden dialog med leverantörer om leveransens genomförande och resultat. Grunden för en affärsutveckling börjar ofta redan i zon 1, den förberedande fasen; det är där som relationen med leverantörerna inleds.
När flera olika förvaltningar eller avdelningar köper från avtalen måste det vara tydligt vilken verksamhetsgren som ansvarar för att följa upp avtalet och utveckla affärsrelationen, samt hur inköpsfunktionens stöd ska se ut.
All avtalsuppföljning och affärsutveckling behöver sedan återföras in i den övergripande uppföljningen som utgör underlag inför kommande inköp och upphandlingar.
Beställa från avtalet
Verksamhetschefer inom offentlig sektor behöver
- ha god förståelse för målen i inköpsstrategin
- känna ägandeskap för att deras verksamheters inköp bidrar till att uppnå målen i strategin
- främja en positiv inköpskultur
Rent ansvarsmässigt är det viktigt att tydliggöra att inköpsbeslut och måluppfyllelse inom ramen för upprättade avtal ligger på respektive budgetansvarig. I praktiken innebär det att en utsedd funktion kan vara beställare och att en budgetansvarig attesterar.
.
Personal med delegerat inköpsansvar och budgetansvariga
För ändamålsenlig ansvarsfördelning för operativt inköpsarbete behöver
- löpande beställningar från befintliga avtal och kravställt sortiment genomföras av personal med delegerat inköpsansvar
- inköpsbeslut och måluppfyllelse inom ramen för upprättade avtal vara respektive budgetansvarigs ansvar.
Relaterat innehåll
Ändamålsenliga inköpsorganisationer
För att åstadkomma träffsäkra upphandlingar behövs en ändamålsenlig inköpsorganisation som skapar goda förutsättningar att lyckas med och få ut rätt effekter av de enskilda inköpen. Den upphandlande organisationens ledning behöver skapa förutsättningar för detta.
Inköpsstyrning i ledningssystemet
För att inköpsstyrningen ska fungera måste den integreras i organisationens ledningssystem. Det går att göra genom att tydliggöra hur strategi, planering och uppföljning av inköpsverksamheten ska ske inom ramen för ledningssystemet.
Modell över det offentliga inköpssystemet
Offentliga inköp genomförs i ett komplext system. Delarna i det offentliga inköpssystemet behöver både hänga ihop, tillsammans skapa en fungerande helhet och fungera väl i enskilda delar. Vi har tagit fram en modell för att tydliggöra viktiga delar i systemet.
Träffsäker upphandling
Upphandlingsmyndigheten har tagit fram målmodellen träffsäker upphandling som sammanfattar vilka mål som den offentliga upphandlingen ska uppnå enligt lagar och andra regler. Vi arbetar även kontinuerligt med att identifiera framgångsfaktorer för träffsäker upphandling.
Undersökning ger ny kunskap om offentliga upphandlingar
Upphandlingsmyndigheten genomför under oktober en undersökning för att få mer kunskap om hur upphandlade organisationer arbetar med sina inköp. Syftet är att öka kunskapen om de offentliga upphandlingarna som årligen omsätter 800 miljarder kronor. Undersökningen vänder sig till både upphandlare och högre chefer i exempelvis kommuner och regioner.