Uppföljning och analys

En organisation kan använda data från ett e-handelssystem för att öka kunskapen om inköpsmönster och som underlag för att arbeta mot ett mer strategiskt förhållningssätt till inköp. E-handelssystemet kan ge en djupare kunskap om organisationens inköp, från övergripande nivå ända ned till detaljnivå. Det ger underlag för att analysera hur organisationen kan använda sina resurser så effektivt som möjligt.

Genom att analysera inköpsmönster kan man identifiera de inköpsområden som har stor påverkan på verksamheten och dess resultat, och som därmed har stor strategisk vikt. När en organisation identifierar dessa områden uppstår frågan om hur de praktiskt bör hanteras. Det kan vara aktuellt att lyfta upphandling och förvaltning av strategiska inköpsområden till de delar av organisationen som arbetar med strategiska frågor.

Den uppföljning och analys som vi beskriver här kan användas för:

• verksamhetsutveckling
• verksamhetsuppföljning 
• verksamhetscontrolling

En ökad kunskap om inköpsmönster kan bidra till genomtänkta beslut om organisationens försörjningsplan och vilken anskaffningsstrategi som ska gälla för dem (till exempel att göra i egen regi eller att köpa in, att upphandla i samverkan med andra eller att upphandla själva eller att använda en inköpscentrals ramavtal). 

När kunskapen ökar kan organisationen fokusera på hur den bör arbeta med sitt strategiska inköpsarbete och vad den bör inkludera i det för att täcka sina behov och uppfylla sina mål.

Analys av inköpsmönstret kan väcka frågor om avtalstrohet eller hur direktupphandling styrs och följs upp i organisationen. Ökad kunskap om vilken leverantörsbas en organisation har kan vara viktig input till det strategiska inköpsarbetet. Det kan finnas anledning att se över försörjningsplanen och upphandlingsplanen utifrån den ökade kunskapen om leverantörsbasen.

Med de data och den spårbarhet av inköpsdokumentation som ett e-handelssystem skapar kan organisationen förenkla och förbättra sin interna kontroll av inköp.

Det finns flera strategiska frågor som en verksamhet kan analysera utifrån data från ett e-handelssystem. Här är några exempel på sådana frågor:

• Följer vi lagar och regler?
• Använder vi pengarna effektivt?
• Vilka är våra mest strategiska inköpsområden?
• Vilka är våra viktigaste leverantörer?

Här är några exempel på vilken typ av uppföljning eller dataunderlag som kan hjälpa till att besvara de här frågorna.

Ger information om:

• Vilka de största leverantörerna är och hur mycket organisationen köper från vem.
• De största inköpsposterna eller inköpskategorierna utifrån inköpsvolym i kronor, sorterat per leverantör.
• Hur många leverantörer organisationen har totalt.

Informationen gör det möjligt att analysera vilken leverantörsbas som organisationen har och vilken leverantörsbas som den borde ha.

Om organisationen har väldigt många leverantörer kan det vara aktuellt att ytterligare analysera leverantörsbasen för att svara på följande frågor:

• Finns det skäl till att ha så många leverantörer?
• Är styrningen mot avtalsleverantörerna tillräcklig?
• Beror det stora antalet leverantörer på att organisationen har gjort många direktupphandlingar?

Analysen kan visa verksamhetens behov och vad som kan behöva omsättas i nya upphandlingar. Den kan ge input till arbetet med en försörjningsplan och en upphandlingsplan.

• Ger information om de viktigaste avtalen eller avtalsområdena utifrån inköpsvolym i kronor.
• Underlättar analysen av vilka inköps- eller avtalsområden som har så stor påverkan på verksamhetens resultat att upphandling och förvaltning av dem är av strategisk vikt.

Ibland innehåller rapporterna även information om vilka inköpsvolymer som sker utan avtal. Då går det att härleda de inköpsvolymer som kan finnas utan avtal (till exempel böter) och även upptäcka eventuella avvikelser eller felaktigheter.

• Ger information om de viktigaste avtalen eller avtalsområdena utifrån inköpsvolym i kronor per verksamhetsdel.
• Underlättar analys av vilka inköps- eller avtalsområden som har stor påverkan på olika delar av verksamheten och dess resultat.
• Identifierar vilka avtalsområden som är av strategisk vikt för olika verksamhetsdelar.

Ibland anger rapporten även vilka inköpsvolymer som sker utan avtal per verksamhetsdel.

Ett e-handelssystem kan öka kunskapen om för vilka belopp organisationen köper inom olika avtalsområden. Data från ett e-handels- och ekonomisystem kan ge input till nya eller reviderade upphandlingsområden som behövs när organisationen ska göra sin upphandlingsplan.

Data från ett e-handels- och ekonomisystem kan också ge input till om organisationen behöver sluta direktupphandla och i stället göra ett annonserat upphandlingsförfarande.

Genom att använda data från ett e-handelssystem kan organisationen få bättre kontroll över sina inköp och underlag för att på så vis kunna förbättra sin avtalsuppföljning och sin avtalstrohet.

Exempel på vilka taktiska frågor som en verksamhet kan analysera utifrån data från ett e-handels- och ekonomisystem:

• Vilka belopp köper vi för i olika inköpsområden eller kategorier?
• Vad behöver vi upphandla?
• Är vi trogna våra avtal?
• Hur har våra avtal använts i organisationen? Om det gäller ramavtal, tilldelas kontrakten på det sätt som angetts i ramavtalet?

Här ger vi några exempel på vilken uppföljning eller vilket underlag som kan hjälpa till att besvara de frågorna:

• Inköpsvolymer per kontogrupp kan ge input till upphandlingsplanen.
• Inköpsvolymer per leverantör och avtal – sorterat på belopp ger information om hur mycket organisationen köper från vem. Det belyser också frågan om vilket eller vilka avtal organisationen har med leverantören. En sådan analys kräver att data från ett e-handelssystem kombineras med data från ekonomi- och avtalssystem.

Det går också att använda inköpsvolymer per leverantör och avtal för att följa upp det aktuella avtalet som organisationen har med leverantören.

Med stöd av data från e-handelssystemet kan organisationen bättre följa upp och kontrollera sina inköp. Det ger både chefer, medarbetare och projektledare som är beställare möjligheten att följa upp sina inköp.

Den som ska göra en upphandling kan få ut data om inköpsvolymer och artikelstatistik. Artikelstatistiken ger input till att skapa ett bra anbudssortiment i en upphandling. Den kan ge vägledning om vilka produkter som behöver finnas med i anbudssortimentet vid kommande upphandlingar.

Att skapa ett bra anbudssortiment i en varuupphandling omfattar bland annat att efterfråga och utvärdera rätt sortiment och se till att artiklarna får en viktning som representerar inköpsbehovet. På så sätt kan man minska risken för taktisk prissättning när man upphandlar varor.

Data från e-handelssystemet ger organisationen tillgång till sin egen artikelstatistik. Den kan också användas till annan intern uppföljning, till exempel för att följa upp att organisationen köper ”rätt” artiklar. Till exempel artiklar som är ekologiska eller som har särskilt bra priser.

Det finns flera operativa frågor som en verksamhet kan analysera utifrån e-handelssystemets data. Det kan till exempel handla om:

• Inköpsvolymer för det som ska upphandlas.
• Artikelstatistik till anbudssortimentet/varukorgen i upphandlingen.
• Se hur du ligger till mot din budget för varan eller tjänsten.
• Löpande kontrollera beställningar och kostnader i ditt projekt. Ordning och reda på dina beställningar och vad som är fakturerat i projektet.
• Kostnadskontroll på ditt kostnadsställe eller enhet. Ordning och reda på dina beställningar och vad som är fakturerat.
• Se vilken status din beställning har. Kunna följa upp dina beställningar.

Här är några exempel på vilken typ av uppföljning eller dataunderlag som kan hjälpa till att lösa punkterna ovan:

• Artikelstatistik för ett avtal.
• Beställt belopp, kvar att fakturera samt fakturerat belopp – sorterat per leverantör och avtal.
• Beställt belopp, kvar att fakturera samt fakturerat belopp – sorterat per projekt, leverantör och avtal.
• Beställt belopp, kvar att fakturera samt fakturerat belopp – sorterat per kostnadsenhet eller kostnadsställe, leverantör och avtal.
• Möjlighet att följa upp fakturor som inte föregåtts av en attesterad elektronisk beställning. Ger möjlighet att effektivare hantera avvikelser.

De här exemplen är möjliga i organisationer med ett bra it-stöd och utvecklade e-handelslösningar.

It-stödet för e-handelsprocessen kan vara utformat på många olika sätt. Det är ofta ett så kallat e-handelssystem (även kallat e-handelstjänst eller inköpssystem). Men det kan även vara en eller flera moduler i ett integrerat affärssystem. Det kan vara flera applikationer, separata moduler eller komponenter som sammantaget skapar ett e-handelssystem.

Ofta behöver man sammanföra data från en avtalsdatabas/ett avtalssystem, ett e-handelssystem och ett ekonomisystem för att kunna göra den här typen av uppföljning och analys. Det finns separata uppföljnings- och analyssystem på marknaden som använder data från dessa källor som också möjliggör den här typen av analys. Om organisationen saknar delar av ett relevant it-stöd så utgör det ett hinder för att genomföra uppföljning och analys.

När man upphandlar it-stöd för e-handel är det viktigt att i kravspecifikationen och/eller i tilldelningskriterierna beakta att it-stödet behöver erbjuda goda möjligheter för användarna i organisationen att enkelt ta fram statistik och uppföljningsrapporter.

Ett vanligt hinder för uppföljning och analys är att organisationen bara gör delar av sina inköp via ett e-handelssystem. Organisationen kanske bara köper varor via e-handelssystemet och har ännu inte börjat med tjänsteköp. De data som kan tas ut från e-handelssystemet beskriver då inte hela inköpsflödet och ger därmed inte en komplett bild. Det går ofta att ändå göra grundläggande relevanta analyser och uppföljning genom att utgå från de basdata som finns och eventuellt kombinera eller komplettera dem med ytterligare datakällor.

Ett annat hinder kan vara att data från e-handelssystemet inte är tillräckliga för den strategiska inköpsanalys som organisationen vill göra. Det kanske saknas relevant information om till exempel marknadsförutsättningar eller annan verksamhetsinformation som behövs för den strategiska analysen. Ofta är det möjligt att hitta vägar framåt och hitta utvecklingsmöjligheter om organisationen påbörjar ett analysarbete.

De organisationer som har störst nytta av att analysera och följa upp inköp och e-handel är de som också arbetar aktivt med att ansluta så många avtal som möjligt till e-handelssystemet och som aktivt följer upp och mäter att organisationen gör sina inköp digitalt. Ett högt systemutnyttjande, det vill säga att avtal som är beställningsbara i e-handelssystemet också beställs den vägen, ger också grunden för att på ett bra sätt följa upp och analysera inköpen.