E-handeln frigör tid

Länsstyrelsen har gått från en situation där 130 medarbetare gjorde beställningar till en organisation där tre inköpshandläggare sköter alla inköp över 3 000 kronor. Hela inköpsprocessen, från behov till betalning, hanteras via den centrala inköpsfunktionen. Det innebär en stor tidsbesparing för verksamheterna, vilket också har varit det starkaste argumentet för att tillämpa e-handel.

–  Vi minskar risken för att inköp felaktigt direktupphandlas eller sker via fel avtal och kan istället se till att Länsstyrelsen följer de avtal som vi tecknat. Dessutom får chefen fatta beslut om inköpet innan köp sker i stället för efteråt när fakturan väl inkommer, säger Maja Uvalic. 

Att aktivt besluta om centralisering och skapa den snabba utvecklingen hade varit omöjlig utan ett tydligt stöd från högsta ledningen. Målmedvetenhet har präglat hela utvecklingsarbetet. 

– Det tillsammans med hög delaktighet och positiv anda hos medarbetarna har varit de viktigaste delarna.

Länsstyrelsen i Västra Götaland arbetar brett med e-handel och använder de flesta standardiserade affärsprocesser inom e-handel som rekommenderas idag. I princip alla avtal som omfattar en eller fler beställningar och fakturor läggs upp och görs beställningsbara i systemet. Länsstyrelsen i Västra Götaland kan e-handla med alla olika typer av leverantörer genom att använda sig av olika affärsprocesser och alternativa överföringssätt, till exempel via en leverantörsportal för e-faktura eller kommunikation via Peppol eller VAN-operatörer.

– Leverantörerna har mognat otroligt snabbt och det här är ju en situation där både beställare och leverantör vinner. Leverantörerna har förstått att har man ett inköpsordernummer redan från början så vet man att man inte behöver krångla till det med referenser och andra frågetecken. Beställarna behöver inte komma ihåg koder när man har en beställning med flera fakturor. Det blir effektivt på båda hållen, säger Maja Uvalic.

Med enbart sju heltidstjänster gör inköpsavdelningen allt som kan förväntas av en inköpsorganisation, även allt upphandlingsarbete och avtalsuppföljning. Sedan den nya organisationen kom på plats, har vi fått bättre koll på hela inköpsprocessen, vilket ger en påtaglig kvalitetshöjning, 

Framgångarna har medfört att Länsstyrelsen i Västra Götalands e-handelskoordinator nu hjälper övriga länsstyrelser som ska komma igång med e-handelsarbetet. Det handlar om att tillhandahålla utbildningar och support. Samtliga länsstyrelsernas e-handelssystem tillhandahålls av Statens servicecenter, vilket underlättar förståelsen och kommunikationen. 

– Vi medverkar i nätverksträffar och håller utbildningar. Intresset från andra länsstyrelser är stort och det känns väldigt inspirerande att kunna ge tips och råd, säger Maja Uvalic.