E-upphandling
E-upphandling är en genomgående digitaliserad upphandlingsprocess där alla faser sker digitalt och så automatiserat som möjligt. E-upphandling omfattar alla steg i upphandlingsprocessen – från förberedelser och annonsering till realiserat avtal.
Innehåll på denna sida
Fördelar med en digitaliserad upphandlingsprocess
Det finns många fördelar med att digitalisera upphandlingsprocessen. De kan sammanfattas så här:
- Delar av processen kan automatiseras, vilket ger tidsvinster.
- Processer blir effektivare och rättssäkra.
- Det blir lättare för anbudsgivare att delta i offentliga upphandlingar.
- Deltagandet i upphandlingar ökar.
Tänk på e-handel redan i upphandlingsprocessen
Det är viktigt att ni redan under förberedelsefasen funderar över hur ni vill e-handla på området. Börja med att kartlägga de egna e-handelsmöjligheterna och bedöm även potentiella leverantörers teknikmognad. Att använda sig av SFTI:s rekommenderade tekniska meddelanden underlättar för leverantörer till offentlig sektor. Inom SFTI finns en handledning som stöd för kravställning av e-handel i upphandling. Där finns förslag på hur kravställningen kan formuleras.
Det är också viktigt att tänka igenom vad som kan vara lämpligt att följa upp både under och efter avtalstidens slut för att tydliggöra detta vid upphandlingen. Vill man även tydliggöra exempelvis miljömärkningar i e-handelssystemet är detta också bra att tänka över vid upphandlingen.
Upphandlingsprocessen digitaliserade delar
En e-upphandlingsprocess är en genomgående digitaliserad upphandlingsprocess där alla faser, från förberedelsefasen tills dess att kontrakt tecknats, sker digitalt och så automatiserat som möjligt. Idag är det i de flesta fall självklart med en digitaliserad upphandlingsprocess, bland annat genom användning av annonsdatabaser.
På vår webbplats kan du läsa mer om den generella inköpsprocessen.
Nedan beskriver vi de olika digitala delarna i processen.
Den elektroniska upphandlingsprocessens delar
I en digital upphandlingsprocess används digitala verktyg under förberedelsefasen av en upphandling.
Upphandlingsdokumenten skapas som elektroniska formulär. Informationen är strukturerad i tabeller som den upphandlande myndigheten eller enheten (nedan den upphandlande organisationen) kan kontrollera, hantera och utvärdera automatiskt i systemet. Ju fler frågor som kan besvaras med ja, nej eller med fördefinierade alternativ, desto mer går det att utnyttja automatiken.
E-upphandling kan ibland vara begränsad till själva överföringen av dokument, det vill säga e-kommunikation. Den upphandlande organisationen och anbudsgivaren utformar då upphandlingsdokument och anbud i separata dokument och skickar dem digitalt till varandra. Den upphandlande organisationen granskar och utvärderar sedan anbuden manuellt eller i andra system.
Elektroniska kataloger kan användas som en del av upphandlingsdokumenten för att begära in priser och specifikationer för varor eller tjänster. Den upphandlande organisationen definierar vilket elektroniskt katalogformat som leverantörerna ska använda för att lämna in sina produkt- och/eller tjänstespecifikationer och priser. Informationen är strukturerad i tabeller som den upphandlande organisationen kan kontrollera och sedan utvärdera automatiskt i systemet.
Det pågår ett arbete inom Peppol för att ta fram standardiserade elektroniska kataloger för upphandlingsprocessen. Dessa ska kunna användas både i befintliga upphandlingssystem men också i framtiden sändas mellan leverantören och upphandlande organisations olika upphandlingssystem via Peppol:s infrastruktur.
Annonsering, eller förhandsannonsering, sker digitalt via upphandlingssystemet. Frågor och svar under anbudstiden hanteras digitalt.
I en fullständigt digital upphandlingsprocess registrerar leverantören sitt anbud direkt i färdiga elektroniska formulär. De skickar även in en eventuell elektronisk katalog enligt angivet format digitalt. Även bevis kan skickas in digitalt, så som en leverantörs egenförsäkran (ESPD). Information som inte går att lämna i formulären kan bifogas som bilagor, som till exempel intyg, tillstånd och certifikat. Det finns möjlighet att signera anbudet digitalt med en e-signatur.
Att öppna anbud med hjälp av ett upphandlingssystem underlättar och spar tid. Vid anbudsutvärderingen använder man möjligheten att genomföra hela eller delar av leverantörsprövningen och anbudsutvärderingen automatiskt i systemet. Delar av processen behöver man ofta hantera manuellt, till exempel att kontrollera vissa bevis. Tilldelningskriterier kan man behöva utvärdera manuellt, för att sedan lägga in de värden som man tilldelat i systemet.
E-upphandling kan ibland vara begränsad till själva överföringen av dokument, det vill säga e-kommunikation. Den upphandlande myndigheten och anbudsgivaren utformar då upphandlingsdokument och anbud i separata dokument och skickar dem digitalt till varandra. Myndigheten granskar och utvärderar sedan anbuden manuellt eller i andra system.
I en digital e-upphandlingsprocess finns it-stöd för att upprätta och skicka tilldelningsbeslut samt elektroniska meddelanden till anbudsgivare. Ofta finns möjlighet att generera ramavtal eller kontrakt som strukturerade dokument och skicka dem digitalt till avtalsparterna. Det finns möjlighet att signera avtalen digitalt med en e-signatur.
Ofta är det också möjligt att digitalt komplettera och överföra avtalen till en avtalsdatabas eller ett liknande system. Det kan finnas kopplingar eller integrationer för att föra över avtalsinformation och/eller e-kataloger direkt till ett e-handelssystem.
Regler som syftar till ökad digitalisering
Upphandlingslagarna innehåller krav på att upphandlande organisationer som huvudregel ska använda elektroniska medel vid direktivstyrd upphandling, det vill säga upphandling över tröskelvärdena. Detta gäller dock inte vid upphandling enligt lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS).
Vid icke-direktivstyrd upphandling, det vill säga upphandling som understiger tröskelvärdena eller upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster, finns inget krav på att kommunikationen under upphandlingens gång ska ske med elektroniska medel. Kommunikationen ska dock vara skriftlig. Detta innebär inget hinder mot att använda elektroniska medel vid sådan upphandling. I lagen om upphandling av koncessioner (LUK) saknas bestämmelser om kommunikation vid icke-direktivstyrd upphandling.
Flera regler som syftar till att ytterligare digitalisera inköpsprocessen finns i upphandlingsdirektiven och i de nationella upphandlingslagarna. I exempelvis LOU finns regler om elektronisk kommunikation, dynamiska inköpssystem, standardiserad egenförsäkran ESPD och elektroniska kataloger. Det finns även regler om elektroniska signaturer och säkerhet vid elektronisk kommunikation.
Digitalisering är prioriterat inom EU
EU arbetar för att digitalisera inköpsprocessen och det slutliga målet är en genomgående digital inköpsprocess där alla faser, från meddelandet om upphandling (elektronisk annonsering) till betalningen (elektronisk fakturering) sker automatiserat med digitala metoder. Det framgår bland annat av EU-kommissionens meddelanden:
- En strategi för e-upphandling
- Genomgående e-upphandling för att modernisera offentlig förvaltning
- Om e-upphandling på EU-kommissionens webbplats
I nuvarande upphandlingsdirektiv finns också regler som syftar till att öka digitaliseringen av inköpsprocessen. Sedan april 2019 är även e-faktureringsdirektivet införlivat i svensk lagstiftning.
Skrift för företagare: Göra affärer med offentlig sektor – Lämna anbud och fakturera elektroniskt (Svenskt Näringslivs webbplats)
För att göra det lättare att lämna anbud vid offentlig upphandling i andra EU-länder har EU-kommissionen tagit fram informationsverktyget e-Certis, med syfte att underlätta jämförelse mellan dokument i olika medlemsstater.
Digitalisering är prioriterat nationellt
Det finns ett nationellt fokus på digitalisering av inköpsprocessen. Bland annat är det ett prioriterat område i den nationella upphandlingsstrategin. Inom ramen för mål två, Effektiva offentliga inköp, uppmanar regeringen till att säkerställa en övergång till en digital inköpsprocess, med följande motivering:
Användningen av befintliga och nya elektroniska verktyg måste öka för att utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra den offentliga upphandlingen och den efterföljande beställningsprocessen.
Prioriteringen märks även i nuvarande och kommande regleringar samt i de nationella stödåtgärder som genomförs.
- 12 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) 12 kap. 1 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)och 10 kap. 1 § lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) – kommunikation med allmänt tillgängliga elektroniska medel vid direktivstyrd upphandling
- 10 kap. 1 § lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) – kommunikation vid direktivstyrd upphandling
- 12 kap 8 § LOU, 12 kap 8 § LUF, 10 kap. 8 § LUK – säkerhet vid elektronisk kommunikation vid direktivstyrd upphandling
- 12 kap. 7 § LOU, 12 kap. 7 § LUF, 10 kap. 7 § LUK och 10 kap. 3 § LUFS – elektroniska signaturer vid direktivstyrd upphandling
- 8 kap. 28–34 §§ LOU, 8 kap. 28–34 §§ LUF – elektroniska kataloger vid direktivstyrd upphandling
- 19 kap. 12 § LOU/LUF samt 15 kap. 11 § LUFS – kommunikation vid icke-direktivstyrd upphandling