Modell över det offentliga inköpssystemet

Offentliga inköp genomförs i ett komplext system. Delarna i det offentliga inköpssystemet behöver både hänga ihop, tillsammans skapa en fungerande helhet och fungera väl i enskilda delar. Enskilda organisationer behöver se sitt ansvar för helheten och ta tillvara möjligheterna med samverkan.

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram en modell för att tydliggöra viktiga delar i inköpssystemet. Vid utveckling av offentlig inköpsverksamhet är det viktigt att ha samsyn om vilken del av inköpssystemet som utvecklingsarbetet är inriktat på. Det kan modellen stödja er i.

Modellen delar in det offentliga inköpssystemet i sex nivåer, som rör

inköpsverksamhet inom en upphandlande organisation (de fyra innersta fälten)
samspelet mellan aktörer som på något sätt agerar på den offentliga marknaden (det näst ytterst fältet)
den nationella styrningen av den offentliga marknaden (det yttersta fältet).

Vi visualiserar systemet som ett pussel för att understryka att alla nivåer hänger samman och påverkar varandra i ett komplext samspel.

Inköpssystemets olika systemnivåer — Modell över det offentliga inköpssystemet

Operativt inköpsarbete: att genomföra enskilda inköp, till exempel att beställa från befintliga avtal eller att göra en direktupphandling.

Taktiskt inköpsarbete: en enskild upphandling som hanteras genom en inköpsprocess, där kärnan är att

ingå ett avtal med en eller flera leverantörer avseende försörjning av ett utpekat behov och implementera avtalet i verksamheten
kontinuerligt följa upp avtalet och utveckla affären.

Strategiskt inköpsarbete: analysera, planera och följa upp inköpsverksamheten på en organisationsövergripande nivå.

Ett sätt att arbeta med strategiskt inköpsarbete är att dela in inköpen i områden eller kategorier, för att sedan planera och följa upp inköpsverksamheten på kategorinivå. Detta kallas också för kategoristyrning.

Styrning av inköpsverksamhet: den organisationsövergripande styrningen av hela inköpsverksamheten. Det handlar bland annat om att

koppla ihop styrningen av inköpsverksamheten med den organisationsövergripande mål- och budgetprocessen (ledningsprocessen)
bestämma hur inköpsverksamheten ska organiseras
fördela roller och ansvar
skapa en inköpskultur som bidrar till måluppfyllelse
ha en digitaliserad inköpsverksamhet.

Strategisk samverkan kring inköp: samordning och samarbete mellan de olika aktörerna i inköpssystemet, från både köpande och säljande sida. Syftet med samverkan kan vara att

skapa ett mer resurseffektivt inköpssystem genom stordriftsfördelar där resurser delas och koordineras mellan organisationer
samordna offentlig efterfrågan så att den blir mer tydlig, enhetlig och långsiktig, i syfte att driva på marknaden att utveckla nya produkter och tjänster.

Nationell styrning av inköp: statens styrning av den offentliga marknaden och dess aktörer. Den statliga styrningen påverkas av EU:s styrning och utgörs bland annat av

regler i form av lagstiftning, förordningar och föreskrifter
mål och strategier
finansiering
kunskapsgenerering och kunskapsspridning
överenskommelser och samordning
standardisering
organisering.

Relaterat innehåll

Ändamålsenliga inköpsorganisationer

För att åstadkomma träffsäkra upphandlingar behövs en ändamålsenlig inköpsorganisation som skapar goda förutsättningar att lyckas med och få ut rätt effekter av de enskilda inköpen. Den upphandlande organisationens ledning behöver skapa förutsättningar för detta.

Träffsäker upphandling

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram målmodellen träffsäker upphandling som sammanfattar vilka mål som den offentliga upphandlingen ska uppnå enligt lagar och andra regler. Vi arbetar även kontinuerligt med att identifiera framgångsfaktorer för träffsäker upphandling.

Nationella upphandlingsrapporten

I Nationella upphandlingsrapporten 2023 presenteras och analyseras resultatet av två enkätundersökningar – Nationella upphandlingsenkäten och Upphandlingsmyndighetens näringslivsenkät – som genomfördes under oktober 2022.