Genom samverkan på alla nivåer löste Boden försörjningen av skyddsmaterial under pandemin

När pandemin bröt ut stod 14 kommuner i Norrbotten mer eller mindre utan skyddsmaterial då tidigare samverkan med andra aktörer hade upphört. Kommunerna skulle samtidigt ta hand om de mest sårbara i kommunen, det vill säga äldre och personer med funktionsnedsättning. Boden var en av de första kommunerna som tvingades stänga ner ett boende helt på grund av covid-19 dödsfall.

På initiativ av säkerhetschefen i Bodens kommun, som arbetat många år inom räddningstjänsten med erfarenhet och kompetens att jobba med krisberedskap, tillsattes ett säkerhetsforum med en krisledning, där alla förvaltningschefer i kommunen ingick. En av de viktigaste undergrupperna var den tvärfunktionella skyddsutrustningsgruppen, som bestod av många olika kompetenser bland annat

• säkerhetschef och säkerhetssamordnare
• medicinskt ansvarig sjuksköterska och medicinskt ansvarig för rehabilitering 
• statistiker från socialförvaltningen.

När sakfrågor inom olika kompetensområden behövde belysas togs även andra spetskompetensroller in i gruppen. Skyddsutrusningsgruppens ansvar var bland annat att analysera, planera och identifiera kritiska behov och risker. Styrkan i gruppen var att det fanns många olika perspektiv och erfarenheter. 

Två kritiska fokusområden identifierades; skyddsmaterial och att skapa en beredskap för att kunna vårda covidsjuka patienter.

Anna Öhman på upphandlingsenheten fick i samverkan med representanter från andra förvaltningar inom kommunen, ansvar för arbetet som var kopplat till krishantering och krisberedskap. Snabbt gjordes en inventering om vad som fanns ute på alla boenden för att få en status att utgå ifrån. Anna fick fullt mandat att göra de inköp som var nödvändiga utifrån de analyser som gjordes. Vid en kris som en pandemi uppstår konstant nya situationer och utmaningar som måste hanteras, men även frågor och beslut som måste tas snabbt. Lager tar slut, personal blir sjuka, landsgränser stängs, oseriösa aktörer dyker upp, för att nämna några. 

- Allt ställdes på sin spets under pandemin. För att kunna agera snabbt måste beslutsvägarna vara korta. En toppstyrd organisation kan stöta på hinder. I en kris och i ett extraordinärt läge måste man våga rucka på roller och vara bekväm med det.  Helt enkelt våga tänka utanför boxen. De mandat vi begärde verkställdes. Vi har varit hörda och haft förtroende, vilket har varit helt avgörande, säger Anna Öhman, upphandlare i Bodens kommun med en drivkraft att med skattebetalarnas pengar finansiera bra vård och omsorg för medborgarna. 

Eftersom det inte fanns något lager av skyddsutrustning, inrättades temporära centrallager i gymnastiksalar som ändå stod tomma. Det fick till följd att även så basala saker som hyllor, knivar och tejp behövde köpas in.

I Norrbotten är det bara några få människor som samverkar på stora geografiska ytor. Information om dåliga erfarenheter sprids snabbt, vilket leverantörerna är väl medvetna om. De är rädda om sitt rykte och vill ha nöjda kunder. 

När det gällde just skyddsmaterial stod Boden utan eftersom tidigare samverkan med andra aktörer hade upphört. Där handlade det om att bygga upp allt från början. Sårbarheten var stor eftersom alla kommuner slet i leverantörerna och de flesta hade tillverkning i Asien, som under pandemin stängdes ner. För att undvika risker fördelades volymerna på flera leverantörer, inte bara i Asien utan även på sådana som befann sig i Europa.  

- En förutsättning för att klara pandemin har varit att vi har byggt förtroende hos våra leverantörer genom att vara tydliga, transparanta och haft en konstant dialog. Vi har regelbundet kommunicerat hur kritisk situationen har varit vid olika tillfällen. Till exempel när det gäller antal sjuka i covid och hur akut behovet av skyddsmaterial har varit vid en viss tidpunkt. När behovet har varit mindre trängande hos oss har det varit bättre att en annan kommun med ett mer akut behov prioriterats, fortsätter Anna. 

En fördel som fanns var att nya leverantörer ville komma in i Norrbotten och prioriterade därför kunderna där. 80% av leverantörerna hade koll på riskerna under pandemin.

- Transporter har genomgående varit kritiskt i pandemin med bland annat stängda gränser och beställda volymer som plötsligt köpts upp av någon annan. Vi insåg ganska snabbt att vi inte är i mål med inköpen förrän vi har det i vår lokal, menar Anna.

Själva skyddsutrustningsgruppen är nu avvecklad. Bodens kommun har skrivit ett kontrakt med en konsult för att utvärdera krishanteringen när det gäller kommunikationsvägar, kompetens och utfall. Ambitionen är att identifiera både negativa som positiva aktiviteter för att kunna revidera krisplanen och därmed vara bättre rustade inför nästa kris. Kommunen använder numera även Adda inköpscentral när det gäller hälso- och sjukvårdsmaterial

- Jag är stolt över Boden kommuns arbete under pandemin. Vi har lagt ner åtskilliga övertidstimmar för att få allt att fungera. Men med vårt engagemang, samarbete mellan olika kompetenser och med viljan att verkligen göra något bra för våra mest sårbara medborgare, har vi verkligen gjort skillnad, avslutar Anna.