Behovsanalys och identifiering av samhällsviktig verksamhet
Identifiering av samhällsviktig verksamhet, risk- och sårbarhetsanalyser samt övriga krisberedskapsaspekter bör vara stående inslag i behovsanalysen inför upphandlingar.
Innehåll på denna sida
Det kan därför vara en bra idé att inkludera dessa aspekter i er inköpspolicy liksom i organisationens övriga styrdokument för upphandlingar. Omvänt kan det även vara bra att inkludera inköpsdimensionen i styrdokument som avser er krisberedskap.
Kravställningen i upphandlingen ska framgå av upphandlingsdokumenten. Men innan underlaget fastställs och kommuniceras bör ni säkerställa att kravställningen är på rätt nivå genom att jämföra kraven mot det identifierade behovet. Ni ska också bestämma er för hur leverantörer som lämnar anbud i upphandlingen ska bevisa att de uppfyller kraven. Marknadsdialog kan ge värdefulla insikter inför utarbetandet av avtalsvillkor.
Vad är samhällsviktig verksamhet
Identifiering av samhällsviktig verksamhet: Lista med viktiga samhällsfunktioner
Marknadsdialog avseende krisberedskapsaspekter
Offentliga kontrakt är ofta ensidigt utformade i den mening att det är ni som upphandlande organisation som fastställer de flesta av villkoren. Detta gäller kanske särskilt de avtalsvillkor som avser krisberedskapsaspekter, som ofta är framtagna av er som upphandlande organisation och utgår från era behov. Tänk på att ni även kan behöva göra åtaganden gentemot leverantören i händelse av en kris för att denne ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Sådan åtaganden kan innebära en bättre riskfördelning mellan parterna med bättre konkurrens och förmånligare prisbild som följd.
Det kan därför vara av särskild vikt att säkerställa att potentiella leverantörerna förstår och kan leverera utifrån de villkor som kommer gälla i upphandlingen. Ett sätt att göra detta är att använda sig av olika former av marknadsdialog. Detta är givetvis även viktigt för att ni som upphandlande organisationen ska förstå hur den aktuella marknaden fungerar och hur krisberedskapsaspekter lämplig integreras i den aktuella upphandlingen. Detta kan vara särskilt viktigt i situationer där ni avser att integrera krisberedskapsaspekter i avtalsvillkor på nya sätt, eller i upphandlingar där detta inte förekommit tidigare. Dialogen inför upphandlingen kan medföra att ni
- kan identifiera krav i fråga om krisberedskap som är otydliga
- svåra att uppfylla
- onödigt kostnadsdrivande eller
- rent av kontraproduktiva.
Det kan också vara ett sätt att identifiera andra möjliga lösningar på ert behov som ni annars hade uteslutit genom formuleringen av avtalsvillkoren och kravställningen i övrigt. Dialogen kan till exempel genomföras genom så kallad RFI (Request for Information) inför en upphandling. Notera att den information som ni som upphandlande organisation får på detta sätt kan omfattas av sekretess.
Ett annat sätt kan vara att använda upphandlingsförfaranden som i sig tillåter dialog och förhandling, såsom till exempel förhandlat förfarande med föregående annonsering eller konkurrenspräglad dialog.