Leverantör - leverera till samhällsviktig verksamhet

Ska du delta i en offentlig upphandling som rör samhällsviktig verksamhet? Satsa på att förbereda dig väl och ta reda på vilka förutsättningar som gäller. 

Upphandling till samhällsviktig verksamhet

• Ta reda på vad kundernas behov innebär för ditt företag/din organisation.  
• Att leverera till en offentlig verksamhet som har en eller flera samhällsviktiga verksamheter kan ställa särskilda krav på exempelvis leveranssäkerhet, krisberedskapsövningar och lagerhållning.  
• Om du inte redan idag är uppdaterad på vilka regelverk som gäller när offentliga organisationer genomför sina inköp finns en hel del information som kan ha nytta av på vår webbplats.   
• Kontakta upphandlande organisationer och visa intresse för att leverera vid framtida upphandlingar. 
• Delta vid dialogtillfällen som upphandlande organisationer har inför upphandling.  

Genom att delta i upphandlingar som rör samhällsviktig verksamhet är du med och levererar till den gemensamma välfärden och stärker samhällets motståndskraft vid kriser.

Resultatet av en upphandling har ofta koppling till kunskapen hos den upphandlande organisationen. Ju mer kunskap, desto bättre. Din roll som leverantör är viktig i denna insamlingsprocess. Under uppstartsfasen genomförs ofta olika slags analyser, en av dem är marknadsanalysen.

Analyser och frågor att ta ställning till: 

• Vad erbjuder ni och andra på marknaden utifrån det behov som den upphandlande organisationen har? 
• Kan du och de övriga leverantörerna på marknaden uppfylla kraven på leveranssäkerhet? 
• Är den extra förmågan även säkerställd från underleverantörer? 
• Är det pris eller kvalitet som skapar konkurrensen på marknaden? 
• Vad kan kostnaden för behovet uppskattas till? 
• Finns det lösningar som särskilt svarar mot behovet av krisberedskap? 
• Finns det branschspecifik terminologi som köparen behöver känna till för att undvika missförstånd? 
• Vilka branschspecifika utmaningar finns och hur kan de hanteras? 
• Hur ser logistikkedjorna ut i branschen? 

• Har ni lager och hur länge räcker de i så fall?

Om du bestämt dig för att delta i en upphandling är det dags att börja sammanställa ditt anbud. Du behöver säkerställa att anbudet uppfyller samtliga krav och villkor som den upphandlande organisationen angett.  

När det gäller upphandling till samhällsviktig verksamhet kan det finnas särskilda krav på leveranssäkerhet, lagerhållning, med mera som ni behöver bedöma.  

Tänk på att ett avtal kan vara villkorat av att ert företag och er personal behöver genomgå en säkerhetsprövning med godkänt resultat innan leveranser får ske. Vad som gäller vid den enskilda upphandlingen framgår av upphandlingsdokumenten.  

Göra affärer med offentlig sektor  

Säkerhetsskyddad upphandling 

När upphandlingen genomförts och kontraktet tecknats är det dags att förbereda för leverans. Dialog är viktigt i en sund avtalsrelation och extra viktigt för att verksamheten ska fungera i händelse av kris.

Kommunikationen med din avtalspart är avgörande för att samarbetet ska fungera. För att säkerställa en gemensam bild av avtalen bör ni gå igenom följande tre steg:  

1. Boka startmöte med din kontaktperson hos din kund.  
2. Gå igenom samtliga förutsättningar med grund i upphandlingsdokumenten för att ni ska ha samma bild av villkoren, och vad som händer om dessa inte uppfylls. 
3. Gå igenom uppföljningsrutinerna och upprätta en gemensam uppföljningsplan. 

Under avtalstiden kan ett forum mellan myndigheten och leverantören skapas för samverkan. I detta tas frågor som säkerställer att krisberedskap uppfylls upp. Till exempel kan man arbeta med att skapa en gemensam bild över vid vilka händelser det är särskilt viktigt att leveranserna fungerar, hur samverkan mellan leverantören och myndigheten ska gå till vid kriser, med mera.      

Under kontraktstiden följer den upphandlande organisationen upp hur arbetet fungerar och säkerställer att kraven uppfylls.

• Den upphandlande organisationen följer normalt upp alla mätbara mål i kontraktsvillkoren. Uppföljningen kan göras på olika sätt, exempelvis genom återkommande avstämningsmöten eller genom olika former av rapportering. 
• Ni kan skapa en gemensam mall för löpande uppföljning genom att förteckna alla krav och villkor som avtalet omfattar.  
• Samtliga krav kopplade till krisberedskap kommer då att ingå i uppföljningen, exempelvis tillgänglighet, kontinuitetsplaner och er medverkan i övningar.  
• Avtalsuppföljning som baseras på en öppen dialog bidrar till ett ökat förtroende hos båda parter.  
• Be om att få konstruktiv kritik och använd denna för att utveckla era leveranser.