Strategiskt tänk inför upphandling gör Måltidsservice redo om krisen kommer

Det viktigaste är att komma igång, även om alla förutsättningar inte finns på plats. Måltidsservice utgick från ansvarsprincipen – att den som har ansvar för en verksamhet i vanliga fall även har det vid kris. Det gjorde att de kunde börja med beredskapsarbetet innan det fanns direktiv från kommunen.

Även om det underlättar om hela organisationen har ett arbete kring krisberedskap, finns det mycket hjälp att få hos andra. Kommuner, eller verksamheter inom kommuner som har arbetat med de här frågorna, delar gärna med sig. Upphandlingsmyndigheten har vägledning för upphandling av samhällsviktig verksamhet och även Livsmedelsverket har hjälp och information om krisberedskap för offentliga kök. Livsmedelsverket håller också på att ta fram en beredskapshandbok som ska vara klar 2022.

Utifrån tidigare kriser i Sverige analyserade Måltidsservice i Uppsala behov i sin egen organisation. De såg till exempel att förskole- och skolbarn ofta har familjer de kan gå hem till, medan de äldre på seniorboendena är helt beroende av kommunen. Alltså är det prioriterat att kunna få ut mat till äldre i första hand.

Därefter analyserade de risker, framför allt konsekvenserna av olika risker. Oavsett orsak ger kriser oftast liknande resultat. Därför är det bättre att fundera på vilka problem kriser orsakar, än att försöka definiera vilka sorters kriser som kan uppstå.

Måltidsservice arbetade med tre olika riskscenarier: att köken inte skulle kunna få livsmedel, att det inte skulle finnas el och begränsad tillgång till vatten samt att personal skulle behöva få mat utkörd. Det kan till exempel handla om brandmän som behöver få måltider utkörda vid en skogsbrand.

Utifrån dessa tre scenarier planerades beredskapen. Den består i att alla kök har ett extra lager förutom att det finns ett centralt lager. Förutsatt att inte krisen drabbar alla samtidigt, är flera lager ett sätt att köpa sig tid. Om något händer ska till exempel ett drabbat kök kunna klara sig tills kommunen har hunnit bistå med mat från de andra lagren.

Förutom att det ska finnas extra lager, är det också viktigt att lagren består av mat som används i den dagliga verksamheten. Av ekonomiska och miljömässiga skäl är det inte hållbart att slänga beredskapsmaten när den har gått ut. Därför har Måltidsservice planerat sina dagliga måltider och sina lager.

Tanken är att lagren till stor del ska bestå av samma livsmedel som används i vanliga fall. På så sätt kan de ha rotation i lagren, så att inget hinner passera sista förbrukningsdatum och behöver slängas.

En förutsättning för att lyckas med detta är samarbete. Gruppen för måltidsplanering består av både kockar och inköpare. Med allas kompetenser kan de sätta ihop menyer och upphandla livsmedel som fungerar både i kris och i vardag.

Enligt Anders Sundin finns det finns det tre aspekter som är viktiga för att lyckas med upphandling för samhällsviktig verksamhet.

Alla, från politiker till kockar, måste veta vart man ska, varför och hur. Det måste finnas ett gemensamt engagemang i hela organisationen. Det måste vara enkelt för alla att se hur man ligger till, att få bekräftelse när man gör rätt och hjälp för att komma vidare.

Börja här och nu. Bara sätt igång. Titta på din egen organisation – vad är mest kritiskt och hur kan man minska riskerna?

Något förenklat ger en kris ofta samma resultat oavsett orsak. Fråga andra kommuner hur de har gjort, de hjälper gärna till. 

Livsmedelsverket: Krisberedskap för offentliga kök 

Stöd i upphandling till samhällsviktig verksamhet