Upphandlare - upphandla till samhällsviktig verksamhet
Vid upphandling till samhällsviktig verksamhet behöver ni som upphandlande organisation ta höjd för olika nivåer av kris. En dialog med leverantörerna är särskilt viktig för att säkerställa att det finns en gemensam bild av den framtida leveransen och vad som gäller vid olika scenarier.
Innehåll på denna sida
Denna process riktar sig i första hand till dig som jobbar med upphandling och bidrar med viktig kunskap om processen, lagstiftningen och marknaden. Att säkerställa överensstämmelse med lagstiftning och i övrigt se till att upphandlingen genomförs på ett affärsmässigt och träffsäkert sätt är ofta huvuduppgifterna.
Denna sida beskriver en generisk inköpsprocess. Vissa steg och berörda aktörer kan påverkas av vilken upphandlingslag som blir tillämplig i det enskilda fallet. I detta stöd använder vi begreppet upphandlande organisation som ett samlingsbegrepp för upphandlande myndighet och upphandlande enhet.
Följande steg i inköpsprocessen är särskilt viktiga att ta hänsyn till då upphandling sker till en samhällsviktig verksamhet.
Kartlägga - identifiera beroenden
För att omhänderta hela verksamhetens behov är det viktigt att samla in information och kartlägga beroenden.
Dessa metoder kan du, tillsammans med arbetsgruppen, använda dig av:
- Intervjuer med verksamhetsansvarig, sakkunniga, användare/brukare, avtalscontrollers med flera. Kan andra samhällsviktiga funktioner påverkas i samband med inköpet?
- Genomgång av tidigare upphandlingsdokument. Finns det säkerhetshål eller potentiella risker som kan ha missats tidigare?
- Genomgång av genomförda risk- och sårbarhetsanalyser, säkerhetsanalyser, kontinuitetsplaner och incidentrapporter.
- Genomgång av avtalsrelaterad dokumentation, resultat från uppföljningsmöten, avvikelserapporter osv. Finns tecken på att samhällsviktiga funktioner har kunnat påverkas negativt under kontraktstiden?
Marknaden har ett naturligt kunskapsövertag när det gäller hur de kan tillgodose ert behov. Det är i detta skede viktigt att väga samman tidigare erfarenheter med nya insikter om marknaden. Inom snabbrörliga branscher kan både utbud och de aktörer som tillhandahåller varor, tjänster och/eller byggentreprenader snabbt förändras.
En marknadsanalys bör bland annat ge svar på dessa frågor:
- Vilka är leverantörerna på marknaden?
- Vad erbjuder marknaden utifrån det behov ni har?
- Kan leverantörerna på marknaden uppfylla kraven?
- Är det pris eller kvalitet som skapar konkurrensen på marknaden?
- Vad kan kostnaden för behovet uppskattas till?
- Finns det särskilda lösningar som svarar mot behovet av krisberedskap?
- Hur arbetar leverantörerna med kontinuitetshantering för andra offentliga kunder?
- Vilka branschspecifika utmaningar finns och hur kan de hanteras?
- Har leverantörerna lager och hur länge räcker de i så fall?
- Finns branschspecifik terminologi som ni behöver känna till för att undvika missförstånd, som annars kan skapa en säkerhetsrisk? (eller kanske beredskapsrisk?)
- Hur ser logistikkedjorna ut i branschen? Logistiken kan ha stor betydelse för leveranssäkerheten till samhällsviktig verksamhet.
- Hur ser beroendeförhållandena ut i grossist- och tillverkningsleden?
- Använder leverantörerna samma underleverantörer?
Analysera förutsättningarna för krisberedskap
Utifrån genomförd kartläggning görs analysen och paketeringen av upphandlingen förbereds. Det finns ett antal frågeställningar som kan vara aktuella att diskutera för att säkerställa krisberedskap och kontinuitetshantering.
I samband med att du tar fram upphandlingsdokumenten bör du ta ställning till följande frågor:
- Vilken typ av förfarande är aktuellt och vilken upphandlingslagstiftning ska tillämpas?
- För att kunna upprätthålla en hög leveranssäkerhet, är det mest ändamålsenligt att teckna ramavtal med en eller flera leverantörer? Besluta i så fall om avropsförfarande.
- Är det lämpligt att tillämpa någon form av rangordning för att möjliggöra snabba avrop?
- Kan så kallade fördelningsnycklar vara aktuellt för att fördela avropen så att det skapas flera upparbetade försörjningskedjor med leverantörer som kan tillhandahålla likvärdiga artiklar?
- Om man vill teckna avtal med flera leverantörer behöver man även besluta om avropsförfarande, det vill säga tillvägagångssättet vid beställning.
- Hur lång ska avtalstiden vara och hur påverkar krisberedskap behovet av kort- och långsiktighet?
- Ska det vara möjligt att lämna anbud på delar av upphandlingen?
- Innebär en uppdelning en högre eller lägre risk med avseende på leveranssäkerhet?
- Ska myndigheten eller leverantören lagerhålla en viss volym eller kritiska reservdelar?
- Ska den upphandlande organisationen kunna vända sig till annan leverantör vid utebliven leverans och ska huvudleverantören då stå för ersättningen för extrakostnader?
- Finns behov av optioner behöver dessa beskrivas klart, exakt och entydigt.
Om den ordinarie leverantören drabbas av en störning kan så kallade stötdämpare tillgodose behovet av en viss vara eller tjänst på ett alternativt sätt.
Finns det redundans?
Innebär att det inom organisationen finns tillräckligt mycket av den påverkade resursen för att kunna hantera ett bortfall, till exempel när det finns flera personer som kan ta över en nyckelroll.
Finns substitut vid uppkommen kris?
Innebär att organisationen kan ersätta en resurs med en annan, till exempel genom att byta operatör, leverantör eller en viss insatsvara.
Vilka möjligheter har ni till anpassning vid kris?
Adaptivitet innebär att organisationen har förmåga att anpassa sin verksamhet eller sitt produktionssätt på ett sådant vis att den kan klara sig utan den resurs som störts.
Upphandla
Nu är det dags att sammanställa de krav, tilldelningskriterier och kontraktsvillkor som ska ingå i upphandlingsdokumenten. Vilken av upphandlingslagarna som blir tillämplig på det enskilda inköpet beror på vilken typ av organisation man är, vilken verksamhet inköpet avser, hur riskfördelningen ser ut i det avtal som ska ingås eller vad som upphandlas.
Beslutsordning varierar mellan organisationer och regleras normalt i någon form av styrande dokument.
Kom igång!
- Säkerställ att beslut fattas i enlighet med gällande besluts- och beredningsordning i er organisation.
- Se till att beställaren har förstått kraven i upphandlingen och kontraktet ur perspektivet att värna samhällsviktig verksamhet.
- Ta hjälp av krisberedskapsansvarig för att motivera olika vägval för att säkra samhällsviktig verksamhet.
Upphandlingsdokumenten ska innehålla samtliga krav som ställs i upphandlingen.
Exempelvis kan underlaget innehålla:
- Villkor för upphandlingen (hur anbud ska lämnas, hur leverantörer kan ställa frågor om upphandlingen, om det finns särskilda säkerhetsskyddsaspekter som påverkar förfarandet osv.).
- Krav på leverantören.
- Krav på varan, tjänsten eller byggentreprenaden (upphandlingsföremålet).
- Hur anbudsutvärderingen går till och på vilka grunder vinnare anbud utses.
- Kommersiella villkor som ska gälla under avtalstiden.
- Beskrivning av hur avtalet ska följas upp.
Krisberedskapskrav och proportionalitet
Proportionalitetsprincipen innebär att kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till behovet. Åtgärderna som den upphandlande organisationen genomför får inte gå utöver vad som är nödvändigt för att uppnå det eftersträvade syftet. Detta är särskilt viktigt att tänka på när krav på krisberedskap ställs.
De kommersiella avtalsvillkoren är extra viktiga ur krisberedskapssynpunkt, för att vara beredd när det oförutsedda inträffar.
Exempel på vanligt förekommande avtalsvillkor är:
- leveransvillkor och följder vid utebliven leverans
- kontaktpersoner
- ansvarsfördelning
- kontroll av leverans
- överlåtelse av rättigheter och skyldigheter
- underleverantör
- ansvarsförsäkring
- force majeure
- ansvar vid fel eller brister
- skadestånd och viten
- överföring av uppgifter vid avtalets slut
- villkor för samarbete med upphandlande organisationen under avtalstiden.
Särskilt om oförutsedda händelser
- Force majeure är ett begrepp som förekommer inom avtalsrätten. Det är en juridisk term som används för att beskriva under vilka onormala eller oförutsedda händelser som en avtalspart inte är bunden av sina förpliktelser enligt avtalet.
Tre kriterier kan identifieras för att ändrade förhållanden typiskt sett brukar anses vara force majeure:
- Det gäller en extern händelse som ingen av parterna har någon del i eller kontroll över.
- Händelsen är onormal eller var oförutsebar vid kontraktstillfället.
- Händelsen medför ett oöverstigligt hinder för leverantören att fullfölja sina åtaganden helt eller delvis.
Under vilka förutsättningar force majeure ska kunna åberopas bör noga regleras i avtalet.
När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att, i förekommande fall, annonsera upphandlingen. Efter anbudsfristens slut utvärderas anbuden ofta i samverkan med verksamhetsansvarig och krisberedskapsansvarig. Utvärderingen leder till ett tilldelningsbeslut och slutligen ett eller flera undertecknade avtal.
Implementera
Att etablera en sund avtalsrelation är av avgörande betydelse när det är extra viktigt att verksamheten ska fungera i händelse av kris.
Säkerställ gemensam avtalsbild
- Det är viktigt att bilden av villkoren och uppföljningsrutinerna stämmer överens. Följande steg bör därför vara en del av implementeringen: Boka startmöte med tilldelade leverantörer. Se till att även beställare och krisberedskapsansvarig deltar i mötet.
- Gå igenom samtliga förutsättningar med leverantören för att ni ska ha samma bild av villkoren, och vad som händer om dessa inte uppfylls.
- Gå igenom uppföljningsrutinerna och upprätta en gemensam uppföljningsplan.
Förvalta och följ upp avtalen
En strukturerad avtalsuppföljning är nödvändig för att säkra samhällsviktig verksamhet och visar att den upphandlande organisationen är en professionell köpare som verkar för en affärsmässig relation med sin leverantör.
Följ upp genom följande steg
- Ni kan skapa en mall för löpande uppföljning genom att förteckna alla krav och villkor som avtalet omfattar. Samtliga krav kopplade till krisberedskap kommer då att ingå i uppföljningen, exempelvis tillgänglighet, kontinuitetsplaner och medverkan i övningar.
- I uppföljning bör även redbarhetskontroller av leverantören göras. Det kan till exempel vara en kontroll av att leverantören fullgör sina åligganden vad avser betalning av skatter och arbetsgivaravgifter.
- Avtalsuppföljning som baseras på en öppen dialog bidrar till ett ökat förtroende hos avtalsleverantören.
- Vägledningen ”Upphandling av samhällsviktig verksamhet” (pdf)
- Mer information om samhällsviktig verksamhet och risk- och sårbarhetsanalys på MSB:s webbplats
- Mer information om offentlig upphandling på Upphandlingsmyndighetens webbplats
- Vägledning för säkerhetsskyddad upphandling på Upphandlingsmyndighetens webbplats
- Mer information om säkerhetsskydd vid upphandlingar och samarbeten på Säkerhetspolisens webbplats
- Upphandling vid akuta situationer