Dynamiskt inköpssystem

Reglerna om dynamiska inköpssystem gäller vid upphandling över tröskelvärdet som inte avser upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. 

En upphandlande myndighet eller enhet (upphandlande organisation) får använda ett dynamiskt inköpssystem för återkommande anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden och har egenskaper som tillgodoser en upphandlande organisations behov.

Vid upphandlingar med dynamiskt inköpssystem som metod ska den upphandlande organisationen använda bestämmelserna om selektivt förfarande i lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).

Selektivt förfarande

Ett dynamiskt inköpssystem kan liknas vid ett förkvalificeringssystem som ska drivas helt elektronisk och ha en bestämd giltighetstid. Det finns ingen bestämmelse för hur lång giltighetstid ett dynamiskt inköpssystem får ha utan det är upp till den upphandlande organisationen att själv bestämma. Att systemet ska drivas helt elektronisk innebär bland annat att all kommunikation i ett DIS ska vara elektronisk. Muntlig kommunikation får inte användas.

Ett dynamiskt inköpssystem är öppet för nya leverantörer under hela systemets giltighetstid och den upphandlande organisationen kan marknadsföra sitt dynamiska inköpssystem löpande för att få in fler lämpliga leverantörer i systemet.

Ett dynamiskt inköpssystem gör det möjligt för en upphandlande organisation att få tillgång till ett brett urval av leverantörer, och på så sätt utnyttja konkurrensen på bästa sätt vid inköp av sådant som köps regelbundet. På marknader som är under snabb utveckling kan upphandlande organisationer genom dynamiskt inköpssystem effektivt köpa in de senast utvecklade lösningarna och produkterna.

Den organisation som driver ett dynamiskt inköpssystem får inte ta ut någon administrativ avgift från en leverantör som deltar eller vill delta i systemet.

Till skillnad från ett ramavtal så är ett dynamiskt inköpssystem öppet för nya leverantörer att ansluta sig till under hela systemets giltighetstid, så länge de uppfyller kvalificeringskraven. Det finns ingen skyldighet för leverantörerna i ett dynamiskt inköpssystem att lämna anbud på en enskild anbudsinbjudan och leverantörer kan även lämna systemet. Det ökar möjligheterna för nystartade, små- och medelstora företag samt lokala leverantörer att konkurrera om kontrakten över tid.

Det finns ingen förbestämd gräns för hur lång giltighetstid ett dynamiskt inköpssystem får ha utan det är upp till den upphandlande organisationen att själv bestämma en lämplig giltighetstid för systemet.

I ett ramavtal är giltighetstiden maximalt fyra år i LOU och åtta år i LUF om ramavtalet har upphandlats enligt reglerna som gäller för upphandling över tröskelvärdet och som inte avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Det gäller om det inte finns särskilda skäl till att ramavtalet behöver ha en längre giltighetstid.

Ramavtal

• Möjligt för nya leverantörer att ansöka om att delta under hela giltighetstiden, vilket ger ökad konkurrens och större flexibilitet.
• Den upphandlande organisationen kan både inför inrättande av ett dynamiskt inköpssystem och även under hela giltighetstiden marknadsföra systemet för att få in nya lämpliga leverantörer.
• Ett dynamiskt inköpssystem kan delas upp i olika kategorier, vilket ger små- och medelstora företag stora möjligheter att ansöka om att delta i systemet och konkurrera om affärerna.
• Goda förutsättningar att kunna standardisera och effektivisera inköpen.
• Möjligt att på ett effektivt sätt få nya alternativ och lösningar från leverantörer på marknader med ständig förändring och under snabb utveckling.
• Leverantörer är inte bundna till att besvara varje enskild anbudsinbjudan utan lämnar anbud när de har möjlighet.
• För att få anbud på alternativa och innovativa lösningar går det bra att ställa funktionskrav i systemet.
• Vid tjänsteupphandlingar har en upphandlande organisation stor möjlighet att hitta rätt kompetens till varje enskilt uppdrag. 

Funktionskrav i upphandling

Det är en relativt ny upphandlingsmetod i Sverige med nya formkrav där liten praktisk erfarenhet finns.

Det kan bli en ökad administration om det inkommer ansökningar från ett stort antal leverantörer samtidigt.

Det är tillåtet att flera upphandlande organisationer tillsammans inrättar ett dynamiskt inköpssystem för att täcka ett gemensamt behov, så kallad samordnad upphandling. De upphandlande organisationer som har rätt att använda systemet ska tydligt framgå redan i anbudsinfordran. Det är inte möjligt för en upphandlande organisation att ansluta sig i efterhand till systemet.

Om det är en inköpscentral som driver systemet är det andra regler som gäller (se nedan).

Om ett dynamiskt inköpssystem drivs av en inköpscentral och får användas av andra upphandlande organisationer ska detta anges i anbudsinfordran. Dock behöver det inte framgå vilka upphandlande organisationer som får använda sig av systemet.

Det saknas regler om dynamiska inköpssystem vid upphandling under tröskelvärdet samt vid upphandling av sociala tjänster och andra särskilda tjänster. 

Den svenska lagstiftaren har uttryckt att det som huvudregel ska finnas samma utrymme för upphandlande organisationer vid sådan upphandling som finns vid upphandling över tröskelvärdet, även om uttrycklig reglering saknas. Detta ska enligt lagstiftaren även gälla för upphandlande organisationers möjlighet att använda sig av dynamiska inköpssystem. Det är dock viktigt att de upphandlande organisationerna följer de grundläggande upphandlingsprinciperna.

De grundläggande upphandlingsprinciperna