Miljöspendanalys – så gör du steg för steg
Här vägleder vi dig genom de olika stegen fram till en färdig miljöspendanalys – från kategoriseringen av dina leverantörer fram till en siffra på den klimatpåverkan som uppstår till följd av din organisations inköp. Vi har tagit fram Excel-filer med klimatindikatorer och fördelningsnycklar som du kan använda i arbetet. Vi visar också hur du kan anpassa metoden för att klimatpåverkan ska bli mer representativ för just din organisation.
Innehåll på denna sida
Förberedande steg: Kategoriträd och kategorisering
För att komma i gång med en miljöspendanalys krävs grundläggande indata om era inköp. Det är uppgifter om vilka leverantörer ni har och, som minst, en summering av vad ni betalat ut till respektive leverantör (under den tidsperiod ni vill analysera). Det första steget är att bygga upp en kategoristruktur som speglar vad ni köper. Vi tillhandahåller ett kategoriträd du kan använda, se här. Om din organisation redan har gjort en spendanalys kan du använda denna för din indata till miljöspendenanalysen.
Om du är ny till metodiken eller behöver mer stöd med kategoriseringen använd vägledningen "Hur gör du en spendanalys?"
Miljöspendanalys ska beräknas på inköpsbelopp exklusive moms och andra avgifter
Moms och andra avgifter som tillkommer ovanpå en varas eller tjänsts pris ska inte ingå i beräkningen av klimatpåverkan. Därför ska dessa tas bort från inköpsbeloppen innan de multipliceras med våra klimatindikatorer. Görs det inte redovisas en för stor klimatpåverkan.
Hämta hem och bli bekant med filerna
Excel-fil med klimatindikatorer
Vår senaste version av miljöspendanalys publicerades 31 januari 2025 och bygger på ekonomiska data från 2022. Vår ambition är att kunna uppdatera våra indikationer minst vart fjärde år.
Miljöspendanalys – Kategoriträd och klimatindikatorer, 2022 (publicerad 31/1 2025), Excel-fil
Tidigare versioner:
• Klimatindikatorer för 2019
Vårt stöd för att göra en miljöspendanalys består av en huvudfil (se ovan) och fördelningsnycklar (se rubriken ”Fördelningsnycklar och deras funktion”). I huvudfilen hittar du våra klimatindikatorer och vägledningen för att kategorisera dina inköp.
Under fliken ”Kategoriträd med indikatorer” hittar du en översikt på vårt kategoriträd. Det kategoriträd vi tillhandahåller för miljöspendanalysen är uppbyggt i fyra nivåer, där klimatindikatorer finns specificerade på för vissa kategorier nivå tre och fyra.
Exempel på kategoristruktur i Upphandlingsmyndighetens kategoriträd
- Huvudkategori. Exempelvis Organisation – saknar egen klimatindikator, klimatpåverkan summeras från dess underkategorier
- 1.1 Kategori nivå 2. Exempelvis IT- och tele – saknar egen klimatindikator, klimatpåverkan summeras från dess underkategorier
- 1.1.1 Kategorinivå 3. Exempelvis Telekomutrustning – standardvärde för klimatindikator finns
- 1.1.1.1 Kategorinivå 4. Exempelvis mobiltelefoner – klimatindikatorer för kategorin finns. Kategorin har också en matchad CPV-kod.
- 1.1.1 Kategorinivå 3. Exempelvis Telekomutrustning – standardvärde för klimatindikator finns
- 1.1 Kategori nivå 2. Exempelvis IT- och tele – saknar egen klimatindikator, klimatpåverkan summeras från dess underkategorier
Inköpskategorierna i vårt kategoriträd är uppbyggda och anpassade för det primära syftet med miljöspendanalys; att visa på inköpens klimatpåverkan. Det innebär att vi, för vissa produkter och material, har beaktat tillverknings- och förädlingsprocesser när vi byggt ut kategoriträdet. Ett exempel på detta är att pappersprodukter och trycksaker i huvudsak lagts under samma övergripande kategori (”Papper och trycksaker”), även om vissa pappersprodukter i andra sammanhang skulle klassas som förbrukningsmateriel.
Kategoriträdet är anpassat till offentliga verksamheter, såsom kommuner, regioner och statliga myndigheter, med tyngdpunkten på kommuner. Konkreta exempel på hur detta speglas i kategoriträdet är hur vi valt inköpskategorierna på nivå 2:
- Livsmedel och catering hålls samman under den övergripande kategorin ”Livsmedel, måltider och catering”
- Personalresor, konferenser och skolskjutsar hålls samman under den övergripande kategorin ”Persontransporter, skolskjuts och resebyråtjänster”
- IT-drift, IT-konsulter samt hård- och mjukvara hålls samman under den övergripande kategorin ”IT och tele”.
Om upplägget inte passar för just er organisation så är strukturen uppbyggd för att vara flexibel. Det vill säga att ni kan flytta runt kategorierna efter era behov. Kategorin IT och tele skulle exempelvis kunna flyttas till huvudkategorin Utrustning och material, om det uppfattas som en mer stringent placering.
CPV (Common Procurement Vocabulary) och UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Codes) är två klassificeringsstandarder. CPV är en nomenklatura som beskriver föremålet för en upphandling och används framförallt vid annonsering av upphandling. Syftet att bygga kategoriträdet utifrån CPV-koderna var ursprungligen att underlätta integration av inköpsanalysarbetet med upphandlingsarbetet, samt att underlätta statistiska jämförelser mellan annonserade upphandlingar och genomförda inköp.
UNSPSC är ett internationellt klassificeringssystem för varor, tjänster och byggentreprenader. UNSPSC-koder används ofta i elektroniska beställnings- och inköpssystem. Syftet med att inkludera koder från UNSPSC var att underlätta matchning mellan miljöspendanalys, CPV och sådana system.
Ungefär 10 000 CPV-koder och 2 800 UNSPSC-koder finns i kategoriträdet. CPV- och UNSPSC-koder utgör nivå 4 i kategoriträdet.
CPV- och UNSPSC-koder för en vara eller tjänst kan ibland följa med som information på exempelvis en faktura eller i informationen om en artikel i ett elektroniskt beställningssystem. Koderna möjliggör också mer automatisk hantering av data i analyserna.
Klimatindikatorer finns inte för alla CPV- eller UNSPSC-koder, utan endast ett urval.
Vi rekommenderar att de mer specifika indikatorerna används framför de mer generella indikatorerna (Kallas ”standard” och ligger på nivå 3). Det viktiga är dock att beskrivningen av indikatorn stämmer med det som köps inom kategorin som analyseras.
CPV (Common Procurement Vocabulary)
UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Codes)
Excel-filer med fördelningsnycklar
Fördelningsnycklarna publicerades 31 januari 2025
- Fördelningsnyckel för livsmedel (2022)
- Fördelningsnyckel för elektricitet (2022)
- Fördelningsnyckel för drivmedel (2022)
- Fördelningsnyckel för fjärrvärme (2022)
Tidigare versioner:
Som komplement till huvudfilen har vi även filer med fördelningsnycklar. Fördelningsnycklarnas funktion är att bryta ned en klimatindikator till ett mer finfördelat resultat. De kan hjälpa dig att få fram en mer detaljerad beskrivning av klimatpåverkan i fall där vårt standardvärde inte representerar inköpen tillräckligt väl ur ett miljöhänseende.
I fördelningsnyckeln matar du in det totala inköpsbeloppet för en kategori, till exempel drivmedel, och sedan justerar du hur beloppet ska fördelas mellan till exempel bensin, diesel och E85. På så sätt får du en mer korrekt beräkning av klimatpåverkan än om du endast använder det standardvärde som anges för den övergripande kategorin.
Matcha klimatindikatorer mot inköp
När du är bekant med filerna är det dags att hitta rätt indikatorer att använda. I ett första skede handlar det om att matcha relevanta klimatindikatorer till dina inköpskategorier och den typ av produkter som finns under dina kategorier:
- Analysera ditt befintliga kategoriträd. Börja med att titta på ditt kategoriträd och hur huvudkategorierna motsvarar de huvudkategorier som finns i Upphandlingsmyndighetens kategoriträd. Notera likheter och skillnader mellan de två träden.
- Granska Upphandlingsmyndighetens kategoriträd under fliken ”Kategoriträd med indikatorer” noggrant. Skapa dig en förståelse för hur kategorierna är uppdelade och strukturerade. Det kan ge dig en klar bild om hur du kan matcha indikatorerna till era kategorier.
- Identifiera nyckelkategorier i ert kategoriträd. Identifiera de kategorierna som ni hittills sett som viktigast och se om det finns motsvarande kategorier med klimatindikatorer i miljöspendanalysens struktur. Kanske behöver ni skapa nya underkategorier eller justera befintliga för att få en bättre miljöanalys av era inköp.
- Skapa en matchningsmatris. Utveckla en matris där du listar era befintliga kategorier och matchar dem mot motsvarande kategorier i Upphandlingsmyndighetens kategoriträd. Detta kan vara ett praktiskt visuellt hjälpmedel för att se vilka justeringar som behöver göras.
- Lyft in de klimatindikatorer ni identifierat behövs och som ni har matchat in i ert kategoriträd.
- Testa matchningen. Efter att du genomfört matchningen, testa att applicera den på en del av era inköp för att säkerställa att den fungerar som förväntat. Justera vid behov.
- Dokumentera processen. Dokumentera hela matchningsprocessen och eventuella anpassningar som gjorts. Detta kan vara till stora hjälp för framtida referens och för att säkerställa en konsekvent tillämpning om ni gör om arbetet om några år.
Vi rekommenderar att du primärt utgår från beskrivningen på tredje och fjärde nivån av kategorier (CPV- och/eller UNSPSC- beskrivningar) när du utför matchningen. Utgå från de beskrivningar som bäst liknar de typ av inköp ni gjort. Nedan följer en lämplig ordningsföljd på hur du kan hitta relevanta matchningar:
- Hitta en match på benämning som bäst liknar inköpet. Använd sökfunktionen i Excel för att hitta indikatorer som matchar dina kategorier. Sök på olika ord som beskriver ditt inköp och försök hitta den benämning som bäst liknar inköpet.
- Hitta exakt match på exakt CPV- eller UNSPSC-kod. Sök efter en exakt match till din CPV- eller UNSPSC-kod genom att använda sifferkoden.
- Hitta en liknande match på CPV- eller UNSPSC-kod. Eftersom vi tillhandahåller ett begränsat antal koder kommer du i många fall inte hitta en exakt match. Då kan du se på de kodbeskrivningar som finns i samma kategori och därefter gå upp en nivå för att se på beskrivningen på kategorinivå 3. Stämmer inte det så är nästa steg att söka efter den sifferkod du har men utelämna den sista siffran för att se om vi har en närbesläktad kod som beskriver ungefär samma typ av inköp.
Beräkna klimatpåverkan
När du matchat dina inköp mot våra klimatindikatorer är det dags att beräkna klimatpåverkan. Miljöspendanalysen går ut på att du multiplicerar inköpsvolymen (angiven i kronor och exklusive moms) med den matchade klimatindikatorn. Resultatet av detta blir en indikerad klimatpåverkan i kilogram CO2-ekvivalenter.
| Inköpsvolym i kronor (exklusive moms) |
Klimatindikator | Klimatpåverkan |
|---|---|---|
| Er siffra | Hämtas ur vår Excel-fil | Inköpsvolym i kronor * Klimatindikator |
När du beräknat klimatpåverkan för den lägsta nivån av inköpskategorier i ert kategoriträd är nästa steg att summera dessa värden på de högre nivåerna i kategoriträdet. När du summerat värdena från huvudkategorierna på den högsta kategorinivån har du en indikation på din organisations totala klimatpåverkan i form av en siffra för kg koldioxidekvivalenter.
Kom ihåg att våra klimatindikatorer är ungefärliga och det resultat du fått ut inte är ett exakt klimatavtryck, utan en indikation på vilka volymer det rör sig om.
Fördelningsnycklarna
För vissa kategorier kan det vara värt att ta fram en mer finfördelad eller fördjupad analys. Det sker då med hjälp av fördelningsnycklarna.
Fördelningsnycklarna funkar på lite olika sätt, men grundprincipen är densamma. Du matar in information om det inköpsbelopp du önskar fördela på nyckelns poster. För de poster som ingår i respektive nyckel finns ett antal klimatindikatorer preciserade. Den del av inköpsbeloppet som fördelas till en post multipliceras med den specifika klimatindikatorn för den posten, och du får ut en siffra på klimatpåverkan. Efter beräkningen summeras klimatpåverkan för de olika posterna ihop och du får fram en mer precis siffra på klimatpåverkan för hela kategorin. Siffran kan du nu kopiera till din övergripande miljöspendanalys, där du ersätter den tidigare siffran för kategorin med det nya värdet som fördelningsnyckeln gett dig.
Vi har köpt statistik om livsmedelsinköp från ett stort antal kommuner och regioner och stoppat in i vår fördelningsnyckel för livsmedel. Den standardindikator som vi anger övergripande för livsmedel är beräknad på den statistiken. Med andra ord är vår standardindikator för livsmedel fullt tillräcklig för det flesta organisationer.
Vi rekommenderar däremot att du använder fördelningsnyckeln för livsmedel om du har anledning att tro att din organisations livsmedelsinköp avviker mycket från genomsnittet, eller om en stor andel av din organisations totala inköpsvolym utgörs av primärt livsmedel.
Fördelningsnyckeln kan också användas för att se hur klimatpåverkan kan förändras om inköpen av vilka livsmedel som köps förändras.
I fördelningsnyckeln för el kan du fördela dina inköp av el mellan olika typer, så som nordisk eller svensk elmix, bra miljöval och olika typer av förnyelsebar el. Du kan fördela procentuellt eller med inköpsvärden i kronor. Som standardindikator har vi använt ”nordisk el, residualmix".
Vi rekommenderar att du använder fördelningsnyckeln för att precisera din elmix så att den beräknade klimatpåverkan från kategorin ”inköp av el” blir mer representativ din organisation. Oftast finns god tillgång på information om elens ursprung. Det kan göra stor skillnad för din organisations totala klimatavtryck då klimatpåverkan varierar stort beroende på hur elen har genererats.
Fördelningsnyckeln kan också användas för att se hur klimatpåverkan kan förändras om ursprunget av inköpt elektricitet förändras.
Denna fördelningsnyckel kan användas om din organisation har koll på hur stor andel av olika drivmedel som köpts in.
Fördelningsnyckeln för drivmedel är inte förinställd på en specifik fördelning, utan detta måste du fylla i manuellt. I filen finns nio tydliga steg att följa. Du börjar med att fylla i det inköpsbelopp du vill fördela, och eventuella avgifter, certifikat och moms som ingår i beloppet. Dessa ska inte ingå i fördelningen och räknas automatiskt bort från beloppet. Därefter fördelar du beloppet i procentuella andelar över de bränsletyper som finns listade i filen, kontrollera att den totala andelen summerar till 1. I den gröna cellen under ”Resultat” kan du sedan kopiera en färdigberäknad klimatpåverkan utefter din valda fördelning.
Fjärrvärme kan medföra olika stor miljöpåverkan beroende på bränsle och på hur värmen har alstrats. Av den anledningen finns en fördelningsnyckel för inköp av fjärrvärme. Fördelningsnyckeln består av en flik med information samt åtta flikar med steg för steg anvisningar för hur du fyller i flikarna. Det finns fyra flikar för beräkningar baserat på år 2022 och fyra flikar baserade på år 2023.
Fördelningsnyckeln är från början inställd på 100 % Svenskt medelvärde och du kan välja mellan högsta, medel- och lägsta klimatpåverkan. Det fjärrvärmenät som levererar med minst klimatpåverkan har högre (ca 97 %) tillvaratagande av spillvärme från industrier och anna verksamhet. Det fjärrvärmenät som levererar med högst klimatpåverkan har hög inblandning av avfall samt viss del fossila bränslen.
Analysera resultatet
Nu är din miljöspendanalys genomförd. Du har fått fram din första beräkning som indikerar din organisations klimatpåverkan till följd av de inköp ni gör. Nästa steg är att analysera ert resultat och hitta vägar framåt för att minska klimatpåverkan från inköpen.
Det viktigaste är att minska din organisations totala klimatutsläpp. Åtgärder kan variera beroende på vilka kategorier det rör sig om. Det kan underlätta analysen av resultatet att utforska hur stora andelar olika inköpskategorier utgör av den totala inköpsvolymen och den totala klimatpåverkan och jämföra dessa värden. I vår analys av de offentliga inköpens klimatpåverkan har vi använt denna typ av beräkning för att belysa att även små inköpskategorier kan ha stor klimatpåverkan. Genom att jämföra hur stor procentuell andel av den totala inköpsvolymen som en kategori utgör med dess procentuella andel av den totala klimatpåverkan kan du upptäcka de mest utsläppsintensiva kategorierna. Det vill säga där klimatpåverkan per spenderad krona är särskilt hög. Håll dock i åtanke att det är den totala klimatpåverkan som ska minska och att enbart fokusera på utsläppsintensitet kan vara vilseledande.
När miljöspendanalysen är genomförd är det dags att validera och tolka resultatet och sedan använda det för åtgärder som minskar klimatpåverkan.